Согласно статье 230 НК РФ, налоговые агенты, выплачивающие доходы физическим лицам и удерживающие НДФЛ, обязаны предоставлять в ИФНС по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных за:
- первый квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом;
- за год — не позднее 1 марта следующего года.
Если организация имеет обособленные подразделения, она сдает отчет 6-НДФЛ по месту учета каждого обособленного подразделения в отношении доходов, выплаченных сотрудникам.
Форма утверждена Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.
Она состоит из титульного листа и двух разделов. Первый раздел предназначен для отражения обобщенных сумм выплаченных доходов и удержанного НДФЛ. Во втором приводятся сведения о датах и суммах фактического получения доходов, удержания и перечисления налога.
Какие выплаты положены при расторжении трудового договора
Перечень выплат при увольнении зависит от его причины. В любом случае сотруднику выплачиваются:
- вся оплата труда по последний день работы;
- компенсация за неиспользованный отпуск.
В случае расторжения трудового договора по сокращению, по состоянию здоровья дополнительно выплачивается выходное пособие и сохраняемый заработок на время трудоустройство. При расторжении трудового договора по соглашению сторон выплачивается выходное пособие, если это предусмотрено в трудовом соглашении.
Все расчеты с работником необходимо завершить в последний день его работы. А перечислить удержанный с выплат НДФЛ — не позднее следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Какие выплаты отражаем в отчете
Так как полный расчет с работником производится в последний день работы, то он является датой фактического получения дохода. Как заполнить 6-НДФЛ при увольнении? В 6-НДФЛ подлежат отражению только выплаты, подлежащие обложению НДФЛ:
- оплата труда;
- компенсация за неиспользованный отпуск.
Выходное пособие, выплачиваемое при сокращении штата, ликвидации организации и в иных установленных законодательством случаях, не облагается НДФЛ. Следовательно, включать его не нужно. Выплачиваемое выходное пособие при увольнении по соглашению сторон облагается сверх трехмесячного среднего заработка. Это превышение и налог с него включают в отчет.
Инструкция по заполнению 6-НДФЛ
Если вы отражаете в 6-НДФЛ увольнение сотрудника в середине месяца, то все просто. Начисленные суммы и НДФЛ отражаем в 1 разделе, а во втором — выплаты сотруднику, удержанный и перечисленный налог одним блоком.
Покажем на примере как отразить увольнение в 6-НДФЛ. 12.05.2020 увольняется работник. Ему начислены:
- зарплата за май — 10 000 руб.;
- компенсация за отпуск — 5000 руб.
Удержанный налог составил:
Пример заполнения 6-НДФЛ при увольнении сотрудника
Несколько раз ФНС разъясняла порядок заполнения отчета, если день окончания работы пришелся на последний рабочий день квартала (например, Письмо от 02.11.2016 № БС-4-11/20829@). В этом случае последняя дата перечисления НДФЛ переходит на следующий квартал. В этом случае начисленный окончательный расчет и налог с него необходимо отразить в разделе 1. А вот во втором разделе отражать эти суммы в квартале увольнения не нужно. Их следует включить в этот раздел в следующем квартале, на который попадает дата перечисления налога.
Зарплата в 6-НДФЛ: как отразить — Контур.Бухгалтерия
6-НДФЛ считается простым квартальным отчетом — включает только два раздела и одно приложение, которое заполняется раз в год.
Однако разнообразие ситуаций, в которых налоговые агенты удерживают и перечисляют налоги, порождает вопросы по заполнению отчета.
Остановимся на одном из них: «Как отображается зарплата в 6-НДФЛ исходя из порядка выплаты?» Вопрос многогранный, поэтому обо всем по порядку.
Кто, куда и когда сдает отчет
НК РФ закрепляет обязанность по сдаче расчета 6-НДФЛ за налоговыми агентами — организациями и предпринимателями, которые делают выплаты физлицам в рамках трудовых отношений и по договорам ГПХ. Если платежей физлицам в отчетном периоде не было, «нулевую» форму отчета сдавать не нужно (ст. 24, 226, 230 НК РФ).
Подавать расчет следует в налоговую по месту учета. Для организаций это инспекция по месту нахождения, для предпринимателей — по месту жительства. По месту учета обособленных подразделений подают 6-НДФЛ на работников этих подразделений и лиц, у которых с подразделениями заключен гражданско-правовой договор.
Форма 6-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС РФ от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@.
В ФНС отчет представляется по ТКС или на бумаге. Налоговые агенты, у которых больше 10 получателей дохода, должны отправлять расчет в электронном виде, в остальных ситуациях допускается бумажная форма.
Расчет представляется до конца месяца, идущего за отчетным кварталом. В 2021 году сроки следующие:
- за 1 квартал 2021 года — не позднее 30 апреля 2021 года;
- за 2 квартал 2021 года — не позднее 2 августа 2021 года;
- за 3 квартал 2021 года — не позднее 1 ноября 2021 года;
- за 2021 год — не позднее 1 марта 2022 года.
При реорганизации или ликвидации расчет сдают досрочно.
Общие требования к заполнению отчета
6-НДФЛ нужно заполнять на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам, предоставленных им налоговых вычетов, а также исчисленного и удержанного НДФЛ. Все эти данные содержатся в регистрах налогового учета.
- Отчет 6-НДФЛ включает:
- Титульный лист — содержит реквизиты налогового агента, ИФНС — получателя расчета, а также номер расчета и период, за который он представляется.
- Первый раздел — отражает по всем физлицам общую величину налога, удержанного и возвращенного за последние три месяца отчетного периода. В нем есть следующие строки:
- строка 010 — КБК (посмотреть их можно в справочной);
- строка 020 — сумма НДФЛ, удержанная за последние три месяца отчетного периода. Она должна быть равна сумме всех строк 022;
- строка 021 — срок перечисления налога — это крайняя дата, в которую нужно было уплатить НДФЛ в бюджет;
- строка 022 — сумма налога, которая должна была быть уплачена в срок из строки 021.
- строки 030-032 — данные о возврате излишне удержанного налога физлицу, аналогично строкам 020-022 указываются срок возврата, сумма и общая сумма.
Именно этот раздел вызывает больше всего вопросов по правилам отражения заработной платы и других выплат с разными сроками. В статье мы разберем правила заполнения Раздела 1 на конкретных примерах.
Второй раздел — включает обобщенные по всем физлицам суммы дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ. Для каждой ставки НДФЛ (строка 100) заполняется отдельный Раздел 2 и в строке 105 указывается соответствующий КБК.
Во второй раздел зарплата включается в том периоде, за который она была начислена.
В поле 110 отражается общая сумма дохода, начисленного физлицам, а затем она распределяется на дивиденды (строка 111), выплаты по трудовому договору (строка 112) и выплаты по договорам ГПХ (строка 113). В поле 120 указывается количество получателей дохода. В полях 140 и 160 покажите сумму исчисленного и удержанного налога.
Приложение 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Это аналог бывшей справки 2-НДФЛ. Работодатель заполняет приложение только в отчете за полный год. В нем отражается информация о доходах физлиц, начисленном, удержанном и неудержанном НДФЛ за год. Справка заполняется на каждого работника по трудовому договору и гражданско-правовым договорам.
Как отразить зарплату в 6-НДФЛ
По ТК РФ работодатели должны оплачивать труд своих работников минимум дважды в месяц. Конкретные сроки выплат устанавливаются в трудовых договорах, коллективных соглашениях и иных локальных документах. От даты признания дохода зависит заполнение расчета по налогу на доходы физических лиц.
Переходящий доход
Если расчет с сотрудниками производится в месяце, следующем за месяцем начисления, то выплаченные суммы нужно отражать в 6-НДФЛ в особом порядке. Например, зарплату за июнь выплачивают в июле. В этой ситуации заработная плата отразится в отчете за полугодие во втором разделе, а в отчете за 9 месяцев отразится удержанный с нее НДФЛ.
Пример 1. В компании ООО «Зевс» в январе-июне 2021 года работало 15 человек. За рассматриваемый период работникам начислялся только оклад. Коллективным соглашением установлено, что выплаты производятся 5 и 20 числа месяца. С авансов НДФЛ не удерживают и их выплату в 6-НДФЛ не отражают.
Начисления в ООО «Зевс» за январь-июнь 2021 года:
- начислено дохода — 3 100 000 рублей;
- предоставленные налоговые вычеты — 81 200 рублей;
- исчисленный налог — 392 444 рублей — (3 100 000 — 81 200) × 13%;
- налог за июнь 2021 г. — 36 520 рублей.
В отчете за полугодие начисленный доход (3 100 000) указывается по строке 110, предоставленные работникам вычеты (81 200) – по строке 130, исчисленный налог (392 444) – по строке 140.
Далее по строке 120 отражается число работников, которым организация начислила доход (15), по строке 160 — удержанный налог с зарплаты за январь — май (355 924).
НДФЛ с зарплаты за июнь в строку 160 не включается, так как ее выплатят только в июле и тогда же удержат налог.
В Раздел 1 НДФЛ с зарплаты за июнь тоже не включается, так как он будет удержан уже в июле.
Раздел 2 расчета 6-НДФЛ ООО «Зевс» за полугодие 2021:
Рассмотрим, как ООО «Зевс» отразит в отчете декабрьскую зарплату 2021 года.
День окончательного расчета с сотрудниками — 5 число — приходится на январские праздники. Согласно ТК РФ в этом случае зарплату должны выплатить в последний рабочий день декабря — 30 числа.
Тогда зарплата отражается в стандартном порядке в первом и втором разделах расчета за 2021 год. При этом в поле 021 Раздела 1 указывается следующий рабочий день за выплатой дохода, а в поле 022 — удержанный НДФЛ.
В разделе 2 сумма зарплаты будет отражена в строках 110 и 112, а НДФЛ с нее в строках 140 и 160.
Окончательный расчет до конца месяца
Если организация рассчитывается с сотрудниками до окончания месяца, то 6-НДФЛ заполняется в обычном порядке. Предположим, зарплата за июнь 2021 года выплачена 30 июня.
В расчете 6-НДФЛ за полугодие в поле 021 Раздела 1 будет указан следующий рабочий день после выплаты дохода — 01.07.2021. В поле 022 будет указан удержанный НДФЛ.
Сумма зарплаты включается в поля 110 и 112 Раздела 2, а НДФЛ с нее — в поля 140 и 160.
Пример 2. В ООО «Меркурий» выплата заработной платы — окончательный расчет за месяц — установлен на последнее число месяца. Суммы начислений за апрель-июнь 2021 г. приведены в таблице.
| Апрель |
Как заполнить 6-НДФЛ при увольнении работника
При расторжении трудового договора работник должен получить от работодателя все причитающиеся ему выплаты в день своего увольнения (ст. 140 ТК РФ). А по итогам квартала работодатель отражает выплаты этому работнику в расчете 6-НДФЛ.
Заполнение 6-НДФЛ при увольнении
Как заполнить 6-НДФЛ при увольнении работника, зависит от того, какие именно выплаты положены бывшему сотруднику, и какой день при этом признается датой фактического получения дохода.
Датой получения дохода в виде заработной платы при увольнении работника считается его последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Если увольняющемуся работнику положена компенсация за неиспользованный отпуск, то датой дохода в виде данной компенсации также будет являться последний рабочий день сотрудника (ст. 140 ТК РФ, п. 2 ст. 223 НК РФ).
Помимо этого, если увольняющемуся работнику в соответствии нормами действующего законодательства или согласно трудовому договору положены выходное пособие или выплата среднего месячного заработка на период его трудоустройства, то такой доход будет облагаться НДФЛ только в случае превышения 3-х кратного размера среднего месячного заработка (6-ти кратного размера среднего месячного заработка для региона Крайнего Севера) (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Поэтому суммы выплат в виде пособий, не превышающих предельную величину (п. 3 ст. 217 НК РФ), включать в расчет 6-НДФЛ не нужно (п. 4.1 Приложения №2 Приказа ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@, п.
2 ст. 226 НК РФ). При этом датой получения дохода в виде пособий сверх установленных пределов при увольнении сотрудника так же будет считаться его последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ, п. 2 ст. 223 НК РФ).
Как отразить увольнение в 6-НДФЛ
Поскольку днем получения дохода работником в виде всех причитающихся ему выплат, связанных с его увольнением, считается последний рабочий день сотрудника (ст. 140 ТК РФ, п. 2 ст. 223 НК РФ НК РФ), то дата фактического получения дохода в виде заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и пособия свыше лимита будет одна и та же (строка 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ ).
Так как совпадают даты получения дохода, отражаемые по строке 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ, а также совпадают даты удержания налога с доходов (строка 110 раздела 2 формы 6-НДФЛ ) и даты, не позднее которых налог должен быть перечислен в бюджет (строка 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ ), то все выплаты в форме 6-НДФЛ (расчет) при увольнении работника нужно показать в одном блоке строк 100-140.
Так как НДФЛ удерживается при выплате доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ), то при увольнении сотрудника дата получения дохода (строка 100 расчета 2) совпадет с датой удержания налога с дохода (строка 110 раздела 2).
Датой, не позднее которой, налог должен быть перечислен в бюджет (строка 120 расчета 2) при увольнении работника, будет следующий рабочий день за днем получения бывшим сотрудником причитающихся ему выплат (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Выплаты уволенному работнику и выплаты заработной платы остальным сотрудникам возможно придется показать в разных блоках строк 100-140, так как у бывшего работника и у сотрудников по штату могут быть разные даты получения дохода. В отличие от уволенного сотрудника датой получения дохода в виде заработной платы у штатных работников будет последний день месяца, за который начисляется зарплата (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Заполнение 6-НДФЛ при увольнении сотрудника (пример)
Заполнение формы 6-НДФЛ: Расчёты с уволенными (даты и суммы)
1. Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения
2. Компания рассчиталась с сотрудником за день до увольнения
3. Компания при увольнении удержала отпускные
4. Компания выдала зарплату уволенному работнику с опозданием
5. Компания в день увольнения выдала зарплату и пособие
6.
Компания при увольнении выплатила выходное пособие
7. Компания рассчиталась с уволенным сотрудником в последний день отчётного периода
8. Несколько сотрудников уволились в первом квартале
9. Сотрудник ушёл в отпуск с последующим увольнением
10.
Сотрудник ездил в командировку перед увольнением
Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения — выдала зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск.
При увольнении сотрудник получает доход в виде зарплаты в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Дата получения дохода — день выплаты. Поскольку компания рассчиталась с сотрудником в последний рабочий день, даты в строке 100 совпадают. Налог с обеих выплат нужно удержать в этот же день.
Компенсация неиспользованного отпуска — это не отпускные. Крайний срок перечисления НДФЛ с этой суммы — день, следующий за выплатой, как и по зарплате. Все три даты в строках 100–120 совпадают. А значит, компенсацию и зарплату отразите в одном блоке строк 100–140.
На примере.
Сотрудник уволился 16 июня. В этот день компания выдала ему зарплату за июнь — 28 000 руб., удержала с нее НДФЛ — 3640 руб. (28 000 руб. × 13%). Также компания перечислила компенсацию отпуска — 18 000 руб., удержала НДФЛ — 2340 руб. (18 000 руб. × 13%).
Дата получения дохода по зарплате — последний рабочий день. То есть 16 июня. По компенсации отпуска — день выплаты. Тоже 16 июня. Крайний срок перечисления — 17 июня. Даты в строках 100–120 совпадают, поэтому компания отразила их вместе. Сумма доходов — 46 000 руб. (28 000 + 18 000), НДФЛ — 5980 руб.
(3640 + 2340). Раздел 2 компания заполнила, как в образце 84.
Образец 84. Как заполнить в расчёте выплаты в день увольнения:
Наверх
2. Компания рассчиталась с сотрудником за день до увольнения
Компания выдала зарплату и компенсацию неиспользованных дней отпуска за день до увольнения. В этот же день компания удержала и перечислила НДФЛ с этих выплат.
Кодекс устанавливает особую дату получения дохода в виде зарплаты на случай, когда работник увольняется. Исчислить НДФЛ нужно в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). Если компания выдала деньги раньше, то налог она удержала до даты получения дохода.
В этом случае в строке 100 поставьте дату получения дохода по кодексу — последний рабочий день. А в строке 110 — день выплаты. Дата в строке 110 будет раньше, чем в строке 100. Но программа пропустит такой расчёт.
Проблем с НДФЛ быть не должно. Инспекторы разрешают удерживать налог с зарплаты, выданной до даты получения дохода.
Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Сотрудник получает такой доход в день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, даты в строке 100 по зарплате и компенсации не будут совпадать. Заполняйте их в разных блоках строк 100–140.
На примере
6-НДФЛ за полугодие 2021 года: скачать образец заполнения
Все работодатели, платящие НДФЛ с доходов своих работников, по окончании первых шести месяцев года обязаны подготовить расчет сумм налога по форме 6-НДФЛ — срок сдачи отчета за полугодие 2021 года до 2 августа включительно (31 июля выпадает на выходной, поэтому последний день подачи переносится).
В статье на примере рассмотрен процесс заполнения данного отчета работодателем (организацией с 5-тью работниками), рассмотрен случай предоставления отпуска, оформления больничного в расчетном периоде. Скачать актуальный бланк 6-НДФЛ и образец его заполнения за 2 квартал 2021 можно внизу статьи в удобном для форматирования формате excel.
Какую форму 6-НДФЛ заполнять за полугодие 2021 года
В 2021 года применяется новая форма расчета 6-НДФЛ в соответствии с Приказом ФНС России от 15.10.2020 №ЕД-7-11/753@. Впервые ее заполнять нужно было за 1 квартал 2021 (образец заполнения отчета за 1 квартал 2021).
Форма значительно обновилась — поменялись местами разделы, изменилось их содержание, формулировки, немного обновился титульный лист.
Об изменениях в новой форме читайте в этой статье.
Скачать новый бланк 6-НДФЛ 2021 в excel.
Сроки и порядок сдачи
Сдавать расчет нужно в ФНС, где организация или ИП стоят на учете.
Заполняют форму все юридические лица и индивидуальные предприниматели, выступающие в роли налогового агента по отношению к своим сотрудникам — то есть те, кто платит за работников подоходный налог 13% с доходов (зарплаты и прочих выплат).
Срок подачи — до конца месяца, следующего за отчетным периодом. За полугодие 6-НДФЛ нужно сдать до 31 июля 2021 включительно, однако в связи с выпадением этого дня на субботу, крайний срок сдачи отчета переносится на понедельник 2 августа 2021.
Форма 6-НДФЛ сдается:
- в электронном виде — если работников 10 и более;
- в любом виде — если работников 9 и менее.
Как оформить расчет за 6 месяцев
Расчет за полугодие 2021 отражает данные о:
- работодателе;
- числе работников;
- НДФЛ, удержанном и уплаченном за последние 3 месяца (с апреля по июнь включительно);
- сроках уплаты налога и соответствующих суммах, попавших в последние 3 месяца (апрель, май, июнь);
- НДФЛ, возвращенном сотрудникам за 2 квартал;
- начисленном доходе с начала года (за первые 6 месяцев);
- исчисленном, удержанном и не удержанном налоге с начала года (за полугодие).
За полугодие 2021 заполнить нужно:
- титульный лист;
- раздел 1 — данные за 2 квартал: апрель, май, июнь (данные приводятся в обобщенном и детальном виде);
- раздел 2 — данные с начала года: за период с января по июнь 2021 включительно (сведения приводятся в обобщенном виде).
Расчет 6-НДФЛ за полугодие заполнить нужно, если была хотя бы одна выплата в отношении работника за первые 6 месяцев 2021 года.
Пошаговая инструкция по заполнению
Заполнение титульного листа формы 6-НДФЛ за полугодие:
| ИНН и КПП | Для юридических лиц вносятся ИНН и КПП, для ИП — КПП не заполняется. Эти реквизиты должны присутствовать на каждой заполненной страницы расчета в верхней части. |
| Номер листа | Ставится 001. |
| Номер корректировки | При первой подаче — 000. При уточнении данных и подаче расчета 6-НДФЛ повторно за этот же период указывается номер корректировки в формате 001, 002, 003 и т.д. |
| Код периода | Берется из Приложения 1 к Порядку заполнения формы 6-НДФЛ — для полугодия 31. |
| Год | 2021. |
| Налоговый орган | Четырехзначный номер налоговой, куда сдается форма 6-НДФЛ: для ИП — по месту жительства, для организаций и обособленных подразделений — по месту нахождения. |
| По месту нахождения | Указывается код согласно Приложению 2 к Порядку заполнения расчета.
|
| Налоговый агент | Полное наименование для юрлиц, полностью ФИО для ИП, частнопрактикующих лиц, глав КФХ. |
| Форма реорганизации.. | Код берется из Приложения 4 к Порядку заполнения. Поле остается пустым, если в первые 6 месяцев 2021 года не проводилась реорганизация, ликвидация организации, лишение полномочий или закрытие ОП. ИП данное поле не заполняют никогда. |
| ИНН/КПП реорганизованной/ ликвидированной организации (ОП) | Поле заполняется указанными реквизитами, если внесен код в предыдущее поле. |
| ОКТМО | Код по территориальному справочнику. |
| Телефон | Номер телефона. |
| Расчет составлен на | Вносится общее количество заполненных листов расчета 6-НДФЛ. |
| Достоверность | При подтверждении достоверности данных самим налоговым агентом (руководитель организации или ИП) ставится 1, при подтверждении представителем — ставится 2. Сведения заверяются подписью. |
Заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ за полугодие 2021 (данные за 2 квартал — период с апреля по июнь включительно):
| 010 | КБК зависит от ставки НДФЛ:
Если суммарный доход у работника превысил 5 млн. руб. с начала года, то ставка НДФЛ повышается до 15 %. |
| 020 |
Как заполнять форму 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ — форма, где пишут, как рассчитывали налог на доходы физлиц. Эту форму заполняют налоговые агенты — те, кто исчисляет, удерживает и перечисляет в госбюджет НДФЛ. Ими могут быть работодатели, брокеры, арендаторы-юрлица и т. д.
Анастасия Корнилова
юрист
Профиль автора
Все эти люди и организации обязаны удерживать 13% или 30% от доходов физлиц, которым они платят, и перечислять в бюджет. Процент зависит от того, налоговый резидент физлицо или нет. Это если вкратце, подробности — дальше.
Все они становятся налоговыми агентами, если физлицо получило от них доходы, облагаемые НДФЛ. Налоговые агенты должны заполнить форму 6-НДФЛ, если физлицо:
- работает по трудовому договору и получает зарплату;
- сдает в аренду налоговому агенту свой автомобиль, квартиру или что-то еще;
- работает по гражданско-правовому договору, например подряда или оказания услуг, и получает вознаграждение;
- получает от налогового агента материальную помощь и т. д.
Как вести бизнес без штрафовЗарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей
Сдать 6-НДФЛ можно на бумажном носителе и в электронном виде.
На бумажном носителе форму можно сдать двумя способами: в налоговой лично или по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Так налоговый агент сможет убедиться, что расчет доставлен в налоговую инспекцию.
В электронном виде 6-НДФЛ можно сдать через личный кабинет на сайте налоговой или через оператора электронного документооборота, с которым надо будет заключить договор.
И в том, и в другом случае потребуется квалифицированная электронная подпись. Она заменяет собственноручную, когда нужно подписать электронный документ.
Такую подпись можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России.
Сдавать форму 6-НДФЛ нужно в налоговую инспекцию по месту нахождения организации.
Если у компании есть обособленные подразделения, они могут сдать расчет в налоговую по месту своего нахождения, по месту нахождения какого-то одного подразделения или головной организации, если головная организация и подразделения находятся в одном муниципалитете. Индивидуальные предприниматели сдают 6-НДФЛ по месту своей регистрации.
- Вот что может случиться, если налоговый агент не предоставит расчет 6-НДФЛ в срок.
- Допустим, если расчет за первый квартал налоговый агент предоставит не 30 апреля, а 18 июня, он должен будет заплатить штраф 2000 Р.
- Раньше компании с обособленными подразделениями на территории одного муниципалитета должны были подавать отчет по каждому подразделению отдельно — по месту его регистрации. С 2020 года такие компании могут представлять налоговую отчетность по НДФЛ и перечислять удержанные суммы в бюджет в одно из мест на выбор:
- по месту учета самой компании, если головное и обособленное подразделения находятся в одном муниципалитете;
- по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений.
Как уже писали выше, с 2020 года на бумажном носителе можно подать отчетность максимум за 10 человек. Если в компании больше получателей доходов, надо подавать электронный отчет.
Срок подачи годового расчета 6-НДФЛ теперь на месяц раньше — не позднее 1 марта. В 2020 году этот день выпадает на воскресенье, поэтому последний день сдачи отчета за 2019 год — 2 марта 2020 года.
Вот из чего состоит форма 6-НДФЛ:
- Титульный лист. На нем указывают ИНН и КПП организации, ее наименование, номер корректировки, номер налоговой, в которую подается отчетность, и отчетный период.
- Раздел 1. В нем каждый раз подводятся промежуточные итоги — например, сколько НДФЛ вернули за первый квартал, сколько за полгода и т. д. Это называется нарастающим итогом. В разделе 1 есть следующие данные: нарастающий итог доходов, вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ и налога, возвращенного или не удержанного налоговым агентом.
- Раздел 2, в котором отражается информация только за отчетный квартал без учета предшествующих периодов. Бывают случаи, когда второй раздел не заполняют — например, если сдают отчет за первый квартал, в котором физические лица никакого дохода не получили.
Раздел 1 содержит такие данные:
- Доходы налогоплательщиков.
- Предоставленные вычеты.
- Начисленный и удержанный налог.
- Возвращенный или неудержанный налог.
Все доходы нужно сгруппировать по датам, когда они были выплачены, и по срокам, когда удержанные из них суммы НДФЛ должны быть перечислены в бюджет.
В бумажной форме нельзя исправлять ошибки, распечатывать ее на обеих сторонах листа или повреждать листы — например, прошивать их ниткой или пробивать дыроколом.
Заполнять форму надо чернилами черного, фиолетового или синего цвета. В каждой ячейке должна быть вписана только одна буква или цифра. Если в какой-то строке остались пустые ячейки, нужно поставить в них прочерк. Например, если у предприятия десятизначный ИНН, его нужно вписать в поле из двенадцати ячеек, а в двух последних поставить прочерк: «ИНН 1234567890 — —».
Исключение — строки с суммами и номер корректировки. В строках с суммами в ячейках для копеек надо проставить нули, а в ячейки для рублей поставить первым ноль, в остальные ячейки прочерки. Если в номере корректировки остаются пустые ячейки, в них надо проставить нули.
Если ИНН состоит из 10 цифр, в оставшиеся две ячейки ставим прочерки
В строках с суммами ставим нули в ячейках для копеек
Бывает, в организации есть несколько подразделений и они расположены в разных населенных пунктах. Тогда по каждому подразделению нужно заполнять форму отдельно. В форме нужно указать, в каком населенном пункте зарегистрирована организация или ИП — это делают с помощью кода ОКТМО.
Эти коды можно найти в классификаторе территорий муниципальных образований. Всего в классификаторе 9 томов — они разбиты по федеральным округам. Например, если вам нужен код ОКТМО краснодарской фирмы, надо открыть том 3 и найти в нем Краснодар. Код ОКТМО компании будет 03701000.
Руководитель компании или лицо, занимающееся частной практикой, на каждой странице формы в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» ставит подпись и дату подписания.
Если вы заполняете форму на компьютере, не закрашивайте границы ячеек и прочерки в незаполненных ячейках. Если подаете форму в электронном виде, заполняйте ее шрифтом Courier New высотой 16—18 пунктов. Если заполняете распечатанную форму от руки, пишите печатными буквами.
ИНН и КПП. Идентификационный номер налогового агента (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) можно найти в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе или на сайте ФНС. ИНН и КПП нужно указать по месту нахождения подразделения.
Форма 6-НДФЛ: образец заполнения титульного листа
Посмотреть ИНН организации можно в свидетельстве
Номер корректировки. Иногда работодатель допускает ошибку или опечатку в форме и замечает это, когда уже сдал отчет. В этом случае он может сдать уточненную форму, чтобы исправить ошибку и избежать штрафа.
Чтобы обозначить, исправленная эта форма или нет и какое это исправление по счету, пишут номер корректировки. Когда налоговый агент передает в налоговую первичный расчет, в этом поле пишут «000», а в уточненной форме пишут номер корректировки: «001», «002» и так далее.
Придумывать ничего не надо, все коды есть в небольшой табличке. Например, код первого квартала по общему правилу — 21, а код первого квартала при реорганизации или ликвидации организации — 51.
Налоговый период. В этой строке ставят четыре цифры, обозначающие соответствующий год — например, 2020.
Код налоговой службы (по месту учета). В эту строку вносят код налогового органа, в который передается форма 6-НДФЛ: например, 5032, где 50 — код региона, а 32 — код налогового органа. Узнать его можно на сайте ФНС или посмотреть первые четыре цифры ИНН организации или ИП.
Наименование налогового агента. В эту графу вписывают сокращенное наименование компании, указанное в ее уставе, или полное, если сокращенного нет. Название вписывается с начала строки — например, «Школа № 231» или «ОКБ „Старт“».
Если форму подает налоговый агент — ИП, в графу вносятся фамилия, имя, отчество (если оно есть). Сокращать ничего нельзя, данные нужно вносить в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Например, Иванов Сергей Петрович. Если у человека двойная фамилия, она пишется через дефис. Например, Григорьев-Мирский Владимир Олегович.
Код ОКТМО и номер телефона налогового агента. Сюда вносят код ОКТМО по месту нахождения организации, ее подразделений или месту жительства физлица. Этот код можно найти в классификаторе территорий муниципальных образований.
Номер телефона налогового агента нужен, чтобы сотрудник налоговой смог получить справочную информацию о налогообложении доходов физлиц и об учетных данных этого налогового агента. Номер должен начинаться с телефонного кода города, например 985 123 45 67.
Налоговая ставка будет 35%, если человек пользуется беспроцентным займом от организации или ИП либо, например, получил рекламный приз.
Если физлицо — налоговый нерезидент России, его доходы по общему правилу облагаются налогом по ставке 30%. Подробнее ставки налогообложения физических лиц описаны в статьях 224 и 214.6 НК РФ.
Начисленные доходы, строка 020. В этой строке нужно указать сумму начисленного дохода всех физических лиц в организации по соответствующей ставке. Сумма дается нарастающим итогом с начала года.
Например, если за первый квартал вы отчитываетесь за 100 тысяч рублей, а во втором квартале начисленные доходы снова будут равны 100 тысячам, то в отчете за полгода в этой строке надо будет написать 200 тысяч.
А если за третий квартал вы начислите 200 тысяч, то в отчете за девять месяцев у вас в этой строке будет стоять 400 тысяч начисленного дохода.
Исчисленный НДФЛ, строка 040. Сумма исчисленного налога по всем физическим лицам. Дается нарастающим итогом с начала года.
Число людей, получивших доходы с начала года, строка 060. Здесь указывается количество физических лиц, которые в отчетном году получили налогооблагаемый доход. Если за год кто-то из работников уволился, а вы заплатили ему хотя бы рубль, его нужно указывать в разделе 1 весь год.
Общая сумма удержанного по всем ставкам налога, строка 070. Надо вписать сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала года.
Для этого в отчете за первый квартал надо вписать сумму налога, который был удержан в этом периоде — например, 13 тысяч рублей, а в отчетах за последующие периоды прибавлять суммы, удержанные в них.
Например, если во втором квартале тоже удержали 13 тысяч, в строку надо вписать 26 тысяч (13 000 + 13 000). А если в третьем квартале было удержано 12 тысяч, то в отчете за 9 месяцев будет стоять сумма 38 тысяч (13 000 + 13 000 + 12 000).
Неудержанный налог, строка 080. Общая сумма налога, который налоговый агент не удержал. Указывается нарастающим итогом с начала налогового периода.
Возвращенный налог, строка 090. В строку вписывают общую сумму налога, которую налоговый агент излишне удержал и после вернул налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ. Тоже указывается нарастающим итогом с начала года.
Дата получения дохода работниками, строка 100. Здесь должна стоять дата, когда люди фактически получили доходы.
Поэтому в отчете за январскую зарплату нужно написать 31.01.2020, даже если аванс был выплачен 17 января и тогда же удержан налог с зарплаты.
День удержания налога налоговым агентом, строка 110. Это дата, когда налоговый агент удержал налог с суммы, которую налогоплательщики фактически получили. НДФЛ с любого дохода надо удержать в день ближайшей выдачи денег человеку.
При этом дата удержания НДФЛ не может быть раньше даты получения дохода.
Исключение — выплата второй половины декабрьской зарплаты 30 декабря, потому что стандартный срок выпадает на новогодние каникулы, а 31 декабря многие работодатели делают выходным днем.
Например, сотрудник получил зарплату 2 февраля. В тот же день работодатель должен удержать налог, а после перечислить его в бюджет не позднее 3 февраля. Исключение — отпускные и пособия по болезни. Удержанный с них НДФЛ надо перечислить не позднее последнего дня месяца выплаты.
Доход до удержания налога, строка 130. Обобщенная сумма доходов, которую фактически получили налогоплательщики на дату, указанную в строке 100. Сумма указывается до вычитания удержанного налога и без учета вычетов.
НДФЛ, который необходимо удержать с суммы, строка 140. Сюда вписывается обобщенная сумма удержанного налога на дату, указанную в строке 110.