Работники организации могут пользоваться корпоративными банковскими картами. Для таких карт открывается отдельный расчетный счет (карточный) и на него переводятся денежные средства. Карты бывают именные — выпускаются на конкретного работника, и неименные — ей могут пользоваться разные сотрудники.
Рассмотрим пример учета корпоративной карты в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.
Пример: организация открыла карточный счет и банк выпустил именную корпоративную карту. Разберем операции зачисления денег на карту и оплаты по карте.
Настройка учета
Привяжем корпоративную карту к расчетному счету. Для этого откроем существующий счет или создадим новый.
- Раскроем раздел «Корпоративные карты», установим флажок «К счету привязаны корпоративные карты» и укажем счет учета.
- Введем номер карты и работника, который будет пользоваться картой.
Перечисление денег на карту
Для отражения перечисления денег на карту создадим документ «Списание с расчетного счета», операция «Перевод на другой счет организации».
Заполняем документ:
- Укажем дату, организацию и расчетный счет, с которого будут переводиться деньги.
- Укажем сумму.
- Выберем карточный счет в поле «Счет получателя».
- Счет дебета 55.04.
- Посмотрим проводки документа.
Деньги учитываются на счете 55.04.
Оплата по карте
При использовании карты можно снимать деньги в банкомате, либо платить сразу по карте. В обоих случаях создаем документ «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу».
Счет списания денег 55.04, указываем получателя — наше подотчетное лицо, и сумму.
- Проводки документа.
Авансовый отчет
- Далее работник отчитывается по затратам, создаем документ «Авансовый отчет».
- На закладке «Авансы» выбираем документы списания.
- На закладке «Товары» укажем купленные товары.
- Сохраняем документ, проводки.
В ситуациях, когда деньги были сняты с карты и остался неиспользованный остаток, работник возвращает деньги. Создаем дополнительно документ «Поступление наличных» с операцией «Возврат от подотчетного лица».
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Остались вопросы?
СПРОСИТЕ в х!
Отчет по корпоративной карте: пример. Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте. Корпоративные банковские карты в бухгалтерском учете
В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.
В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.
Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.
Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.
По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.
Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.
Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.
Что делать с корпоративной картой
Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.
Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.
Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.
Какие расходы по корпкарте уменьшают налог
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.
- А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.
- Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.
- Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:
- только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
- вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
- легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.
Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.
Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?
Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.
- Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.
- Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.
- Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.
Какие документы нужно собирать?
Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.
- В документах должны быть реквизиты:
- – наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
- – название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
- – весь перечень и количество услуг или товаров;
- – сумма оплаты;
- – должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.
Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.
В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.
После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.
Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.
По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.
Можно снимать наличку по корпкарте?
Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.
Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.
Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?
Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.
А вносить деньги на счёт?
Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:
- делаете займ компании;
- возвращаете средства;
- вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.
Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.
Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.
Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в х цель внесения.
А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами.
Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.
Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без , а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.
Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте — спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.
Подсказала Балашова Елена — бухгалтер в Кнопке.
Рассказала всем Шиляева Марина — маркетолог.
Особенности бухгалтерского учета корпоративных карт
Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного бизнес-инструмента — корпоративных карт. Компании должны вести бухучет всех операций, включая транзакции, проводимые через пластик. Рассмотрим особенности учета бизнес карт.
Классификация корпоративных карт
Кредитные учреждения предлагают предприятиям несколько видов электронных платежных средств. Условия выпуска и использования инструментов существенно влияют на то, как учитывают корпоративные карты в бухгалтерии.
Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица для своих сотрудников могут открывать дебетовые и кредитные карты.
По дебетовой карточке сотрудник расходует средства в пределах сумм, имеющихся на счете в банке. Возможен банковский договор с овердрафтом — кредитом, выдаваемым при недостатке или отсутствии средств на счете.
Кредитка предполагает расходование заемных средств, предоставляемых банком в пределах лимитов, установленных договором.
Соглашение может предусматривать грэйс-период — срок, погашение кредита в течение которого, осуществляется без начисления процентов.
Оба вида карточек бывают именными и неименными. Первые выпускаются на конкретного сотрудника с указанием его имени на лицевой стороне. Когда сотрудник увольняется, и компания нанимает нового, именные карты приходится менять. Неименные карточки действуют по принципу «на предъявителя». Они могут передаваться от одного человека к другому и не требуют замены при смене пользователя.
Выпускаются электронные средства платежа к отдельным карточным счетам или к текущему счету компании. К основному счету доступ обычно предоставляют руководителю или топ-менеджерам компании. Сумма расходов в такой ситуации лимитируется или используется без ограничений. Эти карты удобны для небольших организаций.
Крупные предприятия предпочитают открывать отдельные карточные счета для подотчетных лиц. Один счет может использоваться одним сотрудником или несколькими.
Чаще всего корпоративные платежные инструменты применяются для хозяйственных расходов, выдачи денег подотчетным лицам, оплаты командировок. Но также они могут быть способом круглосуточного внесения торговой выручки на счет. Это удобно для магазинов и организаций, работающих в вечернее, ночное время, в выходные дни или в удаленных районах.
Финансовые операции по корпоративным картам
Составление внутренних документов
После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.
Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:
- виды расходов средств;
- лимиты операций (по безналичным платежам, получению наличных средств, дневные, месячные ограничения);
- сроки отчетов за использованные средства:
- виды документов, прилагаемых к отчету;
- ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.
Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.
Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности.
В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ).
При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).
Бухгалтерские счета для учета корпоративных карт?
При открытии отдельного карточного счета денежные средства для бизнес-карт отделены от основных денег компании. Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется на 55 счете «Специальные счета в банках». Разумно открыть субсчет «Корпоративные карты» или «Карточные счета». Перевод денег на карточный счет осуществляется проводкой:
- Д 55 К 51
- Если деньги списываются в один день, а поступают в другой, используется 57 счет. Будет две проводки:
- Д 57 К 51 в день списания средств с расчетного счета,
- Д 55 К 57 в день поступления средств на карточный счет.
Открыть дебетовую карту от «Альфа-Банка» и не прогадать
Аналитика по 55 счету ведется по счетам, держателям карт.
Раньше контролирующие органы требовали извещать их об открытии карточных счетов. Изменения 2014 года избавили компании и предпринимателей от этой обязанности.
Когда корпоративная карта выпущена к основному расчетному счету, весь бухгалтерский учет ведется по 51 счету. Отдельных проводок по пополнению не нужно.
Сами карты считаются собственностью банка и в синтетическом учете не отражаются. Контроль за электронными средствами платежа осуществляется на забалансовом счете 002. Передача пластиковых карт сотрудникам оформляется приемно-передаточными актами или записями в специальном журнале.
Расчеты корпоративными картами
Пластиковая карта считается безналичным средством платежа. Поэтому на нее не распространяется ограничение, установленное для расчета с контрагентами наличными деньгами.
Однако снятие денег с карты считается передачей средств в подотчет. Дальнейшие расчеты должны проводиться с соблюдением предела расчета наличностью. В настоящее время лимит составляет 100 тысяч рублей по одному договору.
Штраф за превышение установлен ст. 15.1 КоАП РФ:
- 4 000 р. — 5 000 р. на ответственных лиц;
- 40 000 р. — 50 000 р. на юрлицо.
- Снятие денежных средств с корпоративной карты для наличной оплаты в бухучете оформляется проводкой:
- Д 71 К 55 (51)
- Услуги банка относятся на операционные расходы:
- Д 91 К 55 (51)
- После предоставления авансового отчета и подтверждающих документов в бухгалтерии проводятся соответствующие записи:
- Д 10, 44, 41, 20, 25, 26… К 71 на сумму расходов без НДС
- Д 19 К 71 на сумму НДС по полученным материалам, товарам, услугам
В унифицированной форме авансового отчета отсутствуют поля для отражения сумм, полученных с карты. Компания может внести изменения в унифицированный бланк или разработать собственный. Форма используемого документа должна быть закреплена в учетной политике компании.
- Остаток неиспользованной суммы вносится в кассу предприятия:
- Д 50 К 71
- Учет безналичных платежей по корпоративным картам может оформляться двумя способами.
Дебетовая карта — что это такое простыми словами
Первый предполагает отнесение оплаты в долг подотчетного лица — то есть бухучет, аналогичный снятию наличных средств с карты. Второй вариант, рассматривает платеж как безналичную оплату поставщику. Проводка:
Д 60 К 55 (51)
Авансовый отчет в этом случае предоставлять необязательно. Подтверждающие бумаги можно приложить к служебной записке. После поступления документов проводки:
- Д 10, 20, 41, 44, 25, 26… К 60
- Д 19 К 60
- В учетной политике рекомендуем отразить способ, как бухгалтерия компании учитывает безналичные платежи по корпоративным картам.
Учет расходов по кредиткам
- Оплата подотчетным лицом товаров и услуг за счет заемных средств банка оформляется следующим образом:
- Д 71 К 55 (51) на сумму платежа
- Д 55 К 66 на сумму кредита
- Начисление процентов за пользование кредитом:
- Д 91-2 К 66
- Гашение кредита:
- Д 66 К 51
- Если кредит закрыт с соблюдением условий грейс-периода, проценты не начисляются.
Сотрудник не сдал отчет
- Если работник не сдал своевременно авансовый отчет или не представил подтверждающие документы, суммы недостачи можно удержать из его заработной платы.
Проводки:
- Д 73 К 71
- Д 70 К 73
При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель может вычесть из зарплаты ущерб не больше среднемесячного заработка. Превышение этой суммы взыскивается в судебном порядке.
Чтобы избежать неприятностей, расходный лимит по карте не должен быть выше среднего заработка работника.
Взнос торговой выручки
- Бухучет внесения торговой выручки по корпоративной карте, привязанной к расчетному счету, аналогичен обычному взносу денег из кассы компании:
- Д 51 К 50
- Внесение средств на специальный карточный счет:
- Д 55 К 50
Резюме
Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам имеет свои особенности. Для правильной организации бухучета компании необходимо разработать внутренние нормативные документы, регулирующие учет и использование платежных инструментов.
Авансовый отчет по корпоративной карте
Если сотруднику выдаются денежные средства под отчет, то по истечении оговоренного срока он обязан отчитаться по ним. С этой целью он составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие документы.
Подотчетные средства могут выдаваться наличными денежными средствами или перечисляться на банковскую карту, например, на корпоративную карту компании. В этом случае авансовый отчет будет иметь некоторые особенности.
В статье рассмотрим как составить авансовый отчет по корпоративной карте.
Корпоративная карта
Важно! Сотрудник, которому работодатель выдает под отчет денежные средства обязан по ним отчитаться, предоставив авансовый отчет. К авансовому отчету он должен приложить документы, которые будут подтверждать оплаченные им товары или услуги. Для авансового отчета предусмотрена форма №АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата №55).
Если сотруднику предоставляет корпоративная банковская карта, то это позволяет ему не только расплачиваться ею за товары или услуги, которые он приобретает в интересах организации по безналу.
Он также может снять с этой карты денежные средства и расплачиваться ими при необходимости.
Также такая карта позволяет производить пополнение остатка подотчетных денег перечислением на нее денежных средств.
Какую форму использовать для составления авансового отчета по корпоративной карте
Как уже отмечалось выше, для авансового отчета предусматривается унифицированная форма документа. Но в ней не предусматриваются сроки, по которым бы отражались операции по корпоративной карте. В этом случае компании можно дополнить форму АО-1 самостоятельно или разработать собственную форму авансового отчета.
Вносить какие-либо изменения, например, добавить строки, в унифицированную форму компаниям не запрещено. Это следует из Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата №20 от 24.03.99). Поэтому компания может добавить необходимые строки в форму АО-1.
Также организации могут разработать бланк для авансового отчета самостоятельно, так как с 2013 года компания не обязана применять в работе унифицированные формы документов (закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
К обязательным для использования унифицированных форм являются только кассовые документы, перечисленные в Указаниях №3210-У.
В частности, к ним относят ПКО и РКО (приходный и расходный кассовый ордер), расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость, а также банковские документы.
В данный перечень не входит авансовый отчет, а значит и самостоятельно разработать для своей организации бланк компаниям никто не запрещает. Главное при разработке учесть все те реквизиты, которые форма должна обязательно содержать. Все эти реквизиты можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ).
Важно! Форму авансового отчета утверждает руководитель компании. Даже если компания применяет унифицированную форму авансового отчета АО-1, это не отменяет обязанности по утверждении формы.
Для того, чтобы в авансовом отчете можно было отражать операции с использованием корпоративной карты, предусмотреть следует следующие строки:
- Остаток средств, выдача карты. С этой целью в авансовый отчет добавляют следующие строки, отражающие сумму денежных средств на дату начала использования корпоративной карты:
- «Остаток на карте», если ранее карту работник не сдавал;
- «Выдана карта №», если перед выполнением поручения работнику была выдана карта.
- Пополнение средств на корпоративной карте. Также в авансовый отчет можно добавить строку «Платежное поручение». По данной строке указывается дата и номер платежки, которой деньги перечисляются на карту.
- Итого. Для отражения итогового остатка предусматривается строка «Итого на корпоративной карте», по которой указывается остаток на карте или остаток и дополнительные перечисления на карту.
- Строки на оборотной стороне авансового отчета. На оборотной стороне работник может указывать номер и дату документов, которыми он подтверждает расходование денежных средств по корпоративной карте, а также запишет сумму расхода.
Порядок безналичного пополнения остатка на корпоративной карте
Если на корпоративной карте недостаточно средств для совершения подотчетным сотрудником платежной операции, то пополнить ее бухгалтер может путем перечисления с расчетного счета нужной суммы.
Рассмотрим подробнее на примере:
Петровой О.П. выдана корпоративная карта, на которой доступно денежных средств в размере 30 000 рублей. Петровой дали задание купить в организацию оборудование, стоимость которого составляет 50 000 рублей. Директор компании распорядился о перечислении на корпоративную карту Петровой суммы в размере 25 000 рублей.
С этой целью бухгалтер компании направила в банк платежное поручение и со счета компании на карту были перечислены указанные средства. После того, как Петрова купила оборудование, на карте осталось 5000 рублей. Разберемся как в этом случае составить авансовый отчет ( статью ⇒ Авансовый отчет АО-1 (скачать образец, бланк).
Как правильно оформить).
В нашем примере остаток на карте составляет 0 рублей, так как выдана она Петровой была только перед выполнением поручения. Поэтому по строке «Выдана карта №» следует указать номер выданной карты, а также сумму, которая доступна на карте. Далее в отчете будет заполняться строка по платежному поручению.
То есть нужно будет внести номер и дату платежки, которой на корпоративную карту Петровой были переведены деньги с расчетного счета. После этого указывается итоговая сумма по корпоративной карте, так как при выдаче денег на карте было 0 рублей, то в итоговую сумму вписывается 55 000 рублей (30 000+25 000).
На оборотной стороне авансового отчета Петрова указала номер и дату документа, которым была оформлена покупка оборудования, а также указала его стоимость – 50 000 рублей.
Важно! Следует помнить, что при оплате за товар или услугу при помощи корпоративной карты лимит в 100 000 рублей соблюдать не нужно (п. 6 Указаний Банка России №3073-У).
Порядок снятия наличных с корпоративной карты
Оплатить за товары или услуги подотчетное лицо не всегда может безналичным способом. В этом случае он может снять с корпоративной карты деньги и расплатиться на необходимое наличными деньгами. Такая возможность также должна быть предусмотрена при добавлении строк в авансовый отчет или разработки собственной формы. Строки, которые нужно будет добавить:
- «Снято наличных средств по корпоративной карте»;
- «Израсходовано наличных денежных средств»;
- «Внесено на корпоративную карту через терминал»;
- «Остаток наличных».
Если у подотчетного лица после оплаты за товар или услугу останутся наличные средства, снятые с карты, то сотруднику потребуется внести или обратно на карту через терминал или в кассу организации. Операции с наличкой нужно будет записать на лицевой стороне авансового отчета.
Порядок предъявления авансового отчета
Авансовый отчет предъявляется подотчетным лицом либо уполномоченному бухгалтеру, либо руководителю компании. После проверки документ утверждается директором.
Затем товары или услуги, которые были приобретены подотчетным работником принимаются к учету. Работнику при приеме авансового отчета выдается расписка в его получении.
Расписка представляет собой отрезную нижнюю часть унифицированной формы АО-1 ( статью ⇒ Покупка основного средства по авансовому отчету: проводки).
Если компания форму авансового отчета разрабатывала самостоятельно и в ней не предусмотрена часть в виде расписки, то ее можно составить в произвольном виде. Приведем пример такой расписки.
ОБРАЗЕЦ РАСПИСКИ В ПОЛУЧЕНИИ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Нужно ли для корпоративной карты отрывать отдельный счет в банке?
Ответ: Да, нужно. Кроме того, об открытии счета или его закрытии также следует сообщать в налоговую.
Вопрос: Нужно ли проводить через кассу деньги, которые работник получил по корпоративной карте через банкомат?
Ответ: В данном случае деньги в кассу не попадают. Поэтому оприходовать их не нужно и в кассовой книге данные операции не отражаются.
Вопрос: Можно ли удержать с подотчетного сотрудника деньги, которые он снял с корпоративной карты и не отчитался по ним?
Ответ: Да. В этом случае с зарплаты подотчетного лица могут быть удержаны деньги, истраченные им на собственные нужды или за которые он не отчитался в установленный срок.
Корпоративная карта: как операции по ней отражаются в бухучете
Сегодня многие компании и предприниматели пользуются корпоративными денежными картами. При помощи таких карт сотрудники могут снимать деньги с банковского счета, делать покупки в интересах работодателя, а также вносить деньги на счет.
В сегодняшней статье мы расскажем о том, как отразить эти операции в бухучете: какой бухгалтерский счет использовать, в каком случае оприходовать деньги в кассу, и как поступить, если снятие наличных с корпоративной карты прошло по банковской выписке более поздней датой.
Корпоративной называют пластиковую карту, которую выпустил банк по заявлению организации на имя сотрудника данной организации (по желанию работодателя таких карт может быть несколько).
При помощи корпоративной карты работник делает всевозможные траты в служебных целях, например, покупает товары для офиса, оплачивает гостиницу во время командировки и проч.
Корпоративные карты можно условно разделить на две категории.
Первая категория — это карты, привязанные к расчетному счету. Они позволяют снимать деньги непосредственно с расчетного счета организации или вносить их на этот счет. Движения средств по таким картам отражаются на бухгалтерском счете 51 «Расчетные счета».
Получите образец учетной политики и ведите бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО и ИП Получить бесплатно
Вторая категория — это карты, привязанные к специальному карточному счету, который компания открывает в банке отдельно от расчетного счета.
Движение денег происходит следующим образом: сначала нужная сумма переводится с расчетного счета на специальный карточный счет, а затем сотрудник распоряжается ею посредством корпоративной карты.
Обычно для карточного счета используется счет 55 «Специальные счета в банках», и аналитика ведется отдельно по каждому сотруднику-держателю карты. Но некоторые компании предпочитают отражать операции по карточному счету на счете 51, открыв для этого отдельный субсчет. На наш взгляд, этот вариант также приемлем.
Нужно ли приходовать деньги в кассу
По сути, оплата расходов компании посредством корпоративной карты мало чем отличается от оплаты наличными, полученными в кассе под отчет. А саму корпоративную карту часто называют кэш-картой (Cash-Card), что в переводе с английского означает «карта для наличных расчетов».
По этой причине бухгалтеры нередко сомневаются, каким образом показать в бухучете перевод денег с банковского счета на корпоративную карту.
Нужно ли сначала оприходовать деньги в кассу, а затем провести выдачу денег сотруднику, либо можно сразу показать перевод средств сотруднику, минуя кассу? Ответ на этот вопрос зависит от того, как работник распорядился картой.
Ведите кассовую книгу в электронном виде Вести бесплатно
Если сотрудник расплатился при помощи карты, то есть перевел деньги с корпоративной карты напрямую поставщику, то оприходовать средства в кассу не нужно. И даже если держатель карты сначала снял деньги через банкомат, а потом расплатился наличными, но в кассу деньги не сдавал, счет 50 «Касса» все равно не будет задействован.
При этом формально сотрудник получил деньги под отчет, поэтому их следует провести по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Пример 1
Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Карасев. Посредством карты он перевел 12 000 руб. (в т. ч. НДС 20% – 2 000 руб.) в счет оплаты канцтоваров для отдела продаж. В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.
Бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 12 000 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела продаж» КРЕДИТ 71 – 10 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 2 000 руб. — учтен НДС.
Бесплатно вести бухучет в веб‑сервисе
Затем Карасев снял через банкомат 6 000 руб., и за наличный расчет приобрел канцтовары для отдела закупок (стоимость товаров 5 000 руб. и НДС 20% – 1 000 руб.). В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.
Бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 6 000 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела закупок» КРЕДИТ 71 – 5 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1 000 руб. — учтен НДС.
Но если сотрудник с помощью корпоративной карты снял деньги со счета и принес всю сумму (или часть средств) в кассу организации, необходимо сначала показать передачу средств под отчет, а потом отразить их на счете 50 «Касса».
Пример 2
Держателем корпоративной карты, привязанной к специальному карточному счету, является сотрудник Пискарев. На его карту было перечислено 50 000 руб. Пискарев снял эту сумму и сдал в кассу организации.
Бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 55 субсчет «Карта Пискарева» КРЕДИТ 51 — 50 000 руб. — перечислено с расчетного счета на корпоративную карту Пискарева;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Карта Пискарева» — 50 000 руб. — снято Пискаревым с корпоративной карты;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 — 50 000 руб. — оприходовано в кассу организации.
Подключиться к сервису и провести сверку взаиморасчетов с контрагентами
Снятие наличных отражено в выписке банка с опозданием
Иногда бухгалтеры сталкиваются с такой проблемой: сотрудник снял деньги в банкомате, но банк отразил эту операцию в выписке не сразу, а спустя несколько дней. В результате в квитанции из банкомата стоит дата фактического снятия денег, а в банковской выписке — другая, более поздняя дата.
В такой ситуации не понятно, каким числом отразить операцию в бухучете: датой, указанной в квитанции, или датой, указанной в банковской выписке.
Ни один из этих вариантов не является идеальным, ведь в первом случае остаток по счету 51 (или 55) не будет соответствовать выписке, а во втором случае дата снятия наличных не совпадет с датой, которая отражена в квитанции.
Многие специалисты полагают, что при подобных обстоятельствах следует использовать счет 57 «Переводы в пути». На дату фактического снятия денег надо показать соответствующую сумму по кредиту счета 57 в корреспонденции со счетом 71. И на дату, отраженную в банковской выписке, показать эту же сумму по дебету счета 57 в корреспонденции со счетом 51 (или 55).
На наш взгляд, у данного метода есть один весьма существенный недостаток. Дело в том, что бухгалтерский счет 57 является активным. Это значит, что сальдо на данном счете может быть только дебетовым. Но если использовать счет 57 так, как указано выше, сальдо на дату фактического снятия денег окажется кредитовым, что, строго говоря, является нарушением.
Мы предлагаем отказаться от счета 57 и заменить его счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», открыв для него субсчета, соответствующие держателям карт.
Пример 3
Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Сомов. 30 апреля Сомов снял через банкомат 30 000 руб. Банк отразил эту операцию в выписке от 5 мая. Бухгалтер сделал проводки:
- 30 апреля
- ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 76 субсчет «Карта Сомова» — 30 000 руб. — снято Сомовым с корпоративной карты
- 5 мая
- ДЕБЕТ 76 субсчет «Карта Сомова» КРЕДИТ 51 — 30 000 руб. — переведено с расчетного счета на корпоративную карту Сомову