По данным Microsoft Office Online, деловые письма составляют две третьих всей офисной работы. Они являются основой для выстраивания отношений компании с партнерами, инвесторами или клиентами.
Грамотное деловое письмо повышает статус организации в глазах получателя и помогает добиться цели обращения. Существуют негласные правила делового этикета, которые релевантны для любого типа рабочей корреспонденции.
Давайте обсудим ключевые моменты в написании деловых писем, виды, базовую структуру и разберём образцы бизнес-писем на русском и английском языках.
Виды деловых писем
Существует много видов деловых писем, которые касаются именно форматов, при которых важно соблюдение правил и этики деловой переписки. Ниже указаны основные виды таких писем:
| Письмо-жалоба |
Письма с жалобой на сервис, продукт или услугу принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. Здесь важно сохранять вежливый тон, даже если вы крайне возмущены. |
| Письмо-запрос |
Если коротко: заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь перед этим самостоятельно изучить как можно больше информации. Затем составьте контрольный список вопросов, чтобы не забыть упомянуть важные моменты. |
| Сопроводительные письма | Такие письма обычно пишут соискатели и отправляют работодателю вместе с резюме. У нас на сервисе есть большой FAQ по написанию сопроводительных писем к резюме. А также у нас есть полностью бесплатный сервис создания продающих PDF резюме. |
| Письмо-ответ на претензию | Эти письма отправляются в качестве ответов на письма с жалобами. Их также сложно написать, потому что читатель является недовольным покупателем, который уже негативно настроен по отношению к вашей организации. |
| Письмо-подтверждение | Письма-подтверждения являются жестом уважения к собеседнику. Их пишут, чтобы сообщить адресату, что его письмо или документы были получены. |
| Письмо-заказ | Это коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий. Для такого письма характерно обилие цифр, названий и дат. |
| Электронная деловая переписка | Такой вид писем используется для общения между сотрудниками или партнерами в режиме диалога. По сути, это то же самое, что и бумажная переписка раньше, но в электронном формате. |
Структура делового бизнес-письма
Вообще, у нас есть несколько статей о том, как писать деловые письма. Например, вот эта. Важно помнить, что ключевое правило деловой переписки можно выразить одним словом – лаконичность.
Перед тем, как приступать к написанию письма, подумайте: какие тексты легче всего читать вам? Наверняка, вам приятнее изучать письма с понятной структурой и четко прописанной целью, а не пробираться сквозь простыню невнятного текста. И это неудивительно – вы цените своё время.
Время – это ключевой ресурс в ведении бизнеса (порой, даже важнее денег). Распространённая ошибка: не уважать время адресата и, как говориться, «растекаться мыслью по древу».
Поэтому рекомендуем вам написать тезисно план вашего письма, прежде чем начать печатать. Рекомендуемый объем письма– не больше одной страницы (это где-то до 2000 символов с учетом пробелов), остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
- Такой объем можно бегло прочитать за 1-2 минуты – столько в среднем люди тратят на прочтение подобной деловой корреспонденции (а на холодные письма еще меньше).
- При составлении делового письма придерживайтесь следующей структуры:
- 1.Тема письма / адрес
Если вы решили написать бизнес-письмо на электронную почту, обязательно укажите тему. Выразите в ней суть вашего обращения, чтобы читатель сразу понимал, кто вы и что хотите.
Например, вы пишете компании с предложением сделать им сайт. Следовательно, в теме письма вы должны указать что-то вроде «Предлагаем разработать сайт».
Если вы выбрали бумажное письмо, то необходимо указать адрес получателя и, если вам требуется ответ, также написать свой. Укажите:
- имя;
- должность;
- адрес компании;
- город, область, почтовый индекс;
- страну (опционально).
2.Обращение к получателю
Если вы пишете компании, обратитесь к ее руководителю по имени и отчеству. Допустимо обращаться только по имени к близким коллегам и партнерам. Отсутствия обращения может восприниматься как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату.
В письмах на русском языке используйте вежливую форму «уважаемый». Не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. Обязательно проверьте правильность написания имени, особенно если оно необычное.
Бывает так, что письмо не предназначено конкретному человеку (например, так часто бывает с рекламной рассылкой). В таком случае допустимо безымянное или коллективное обращение (Уважаемые коллеги).
3.Расскажите коротко о вашей организации / персоне
Представьтесь и расскажите о себе в одном-двух предложениях. Не углубляйтесь в детали – излишне подробный рассказ о себе увеличивает объем письма и может наскучить адресату.
Например, если вы пишите блогеру как студент с просьбой поучаствовать на конференции в роли спикера, необязательно упоминать ваш факультет, курс и полное название университета. Адресату это неинтересно и ни о чем не говорит. Просто скажите, что вы студент и представьтесь. Этого будет достаточно.
4. Цель письма
Абзац с описанием цели должен быть в первой части письма, ни в коем случае не в конце. Получатель должен с первых секунд понять, что вы хотите. Четко сформулируйте, зачем вы пишите это письмо – это, пожалуй, самое сложное в его составлении.
5. Выгоды для адресата / для вас.
Маркетинговая компонента для создания убедительной деловой переписки очень важна. Расскажите, почему письмо актуально для адресата или, если вы обращаетесь с просьбой, почему это важно для вас. В этом блоке будет уместно использовать маркированный список для наглядности. Желательно предоставить цифры и доказательства.
- Допустим, вы пишете письмо-приглашение на мероприятие и объясняете, почему адресату будет интересно посетить его. Или вы жалуетесь на некачественную услугу и в своей рекламации пишите:
- – чем вы недовольны;
- – доказательства произошедшего ущерба;
- – конкретные требования.
- 6. Оставьте свои контакты
Напишите, как с вами связаться для продолжения деловой переписки. Если время ответа для вас важно, укажите, в какие сроки вы ожидаете получить ответ или задайте уточняющий вопрос (соориентируйте, получится ли выполнить мою просьбу / сделать отчёт до такого-то числа). В заключительном предложении выразите благодарность за оказанное внимание.
Советы по правильному написанию делового письма
Есть еще несколько вещей, на которые стоит обратить внимание при составлении делового письма:
Используйте стандартные шрифты. Гарнитуры вроде Times New Roman, Arial и Helvetica прекрасно подходят для деловой корреспонденции, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5.
Обращайте внимание на выравнивание текста. Оно должно быть по центру или слева. Обращение в начале делового письма на русском языке должно быть выровнено по центру.
Разбивайте текст на короткие абзацы. Чтобы текст выглядел аккуратно, делайте абзацы примерно по 4-5 строк.
Используйте списки. Если у вас есть длинное перечисление, лучше структурировать текст и использовать маркированный или нумерованный список.
Подписывайте документы и картинки. Этот пункт относится к электронной переписке. Если вы прилагаете к письму вложения, называйте файлы так, чтобы было сразу понятно, что в них находится (название документа «Новый документ. doc» – плохой пример).
Отправляйте письма в рабочее время. Писать по рабочим вопросам на почту в выходные дни или глубокой ночью – неуважение к личному времени собеседника. Воспользуйтесь функцией отложенной отправки, чтобы адресат получил ваше письмо в приемлемое время.
Образцы деловых писем на русском языке
Конечно, идеальной формулы или шаблона бизнес-письма не существует, но стоит ознакомиться с примерами таких документов и, возможно, взять их как основу для собственного письма.
Деловое письмо-ответ на жалобу
Это шаблон делового письма для компании нужен, чтобы отреагировать на рекламацию клиента. В начале письма указывается дата обращения покупателя к компании, а дальше предлагается конкретное решение проблемы.
Пример письма-запроса к компании
Такой шаблон делового письма подойдет для клиента, которому нужно узнать необходимую информацию у организации. В письме четко описана проблема клиента и есть вежливая просьба решить его вопрос.
Уважаемая Валерия Александровна!
Меня зовут Сергей Ефремов. Я пишу вам по поводу недавней покупки строительных материалов.
Примерно две недели назад, 1 октября, заказал в общей сложности 50 наименований для компании XXX на вашем сайте YYY.com. Через два дня я получил электронное письмо, подтверждающее получение оплаты и отправку товара.
Согласно информации на сайте, посылки должны быть доставлены в пункт назначения в течение 3-5 рабочих дней с момента отправки, но я все еще не получил посылку. Есть ли у вас какая-либо информация о том, что вызвало задержку поставки №12739 или где эта партия находится в настоящее время?
Надеюсь, что вы сможете дать представление о причинах задержки и сказать, когда я могу ожидать свои товары. Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону xxxx или в ответном письме для разъяснения ситуации.
С уважением,
Сергей Ефремов
Деловое сопроводительное письмо
Такое сопроводительное письмо необходимо отправлять в случае отправки документов. Простой шаблон для примера:
Деловое письмо-подтверждение
Этот шаблон делового письма подойдет для ответа потенциальному работодателю, чтобы подтвердить готовность прийти на встречу.
Деловые письма на английском языке. Особенности и примеры
В основном структура деловой переписки на английском языке не отличается от деловых писем на русском, однако есть пара особенностей, которые стоит учесть:
В английской и американской деловой переписке считается, что выражение почтения и уважения к деловому партнеру или клиенту — начало успешного дела, а выражение любезности позволяет установить более тесное и плодотворное общение. Поэтому при написании деловых писем на английском языке стоит делать больший акцент на своей признательности адресату.
В отличие от табу на сокращения в русском языке, в деловой переписке на английском часто можно встретить сокращения вроде BTW (by the way – между прочим) или ASAP (as soon as possible – как можно скорее). Конечно, не во всех ситуациях они будут уместны, но на уровне повседневного делового общения коллег по электронной почте это обычное явление.
Давайте разберём образцы писем на английском с переводом.
Деловое письмо-обращение к компании на английском языке
Сначала письмо с переводом:
Уважаемый Мистер XXXX,
Я пишу вам, чтобы сообщить о серьезной неисправности вашей микроволновой печи модель XXXX, в комплекте к которой есть чаша, заявленная как огнеупорная.
Как вы можете увидеть во вложениях, одна из чаш деформировалась и фактически взорвалась в микроволновой печи. Я поставил тарелку с замороженным шпинатом на на пять минут, как и рекомендуется в инструкции, но тарелка лопнула. По правде говоря, если бы чаша была надлежащего качества, она бы не треснула даже за 10 минут.
Я не прошу никакой компенсации за этот мелкий инцидент, но я обеспокоен, что с такими дефектами могут столкнуться другие покупатели. Пожалуйста, примите меры по контролю качества вашей продукции.
С уважением,
YYY
Оригинал письма на английском
Скачать образец шаблона письма на английском с переводом. DOCX
Письмо-приглашение на мероприятие на английском
Перевод приглашения:
Аналогичное деловое письмо на английском:
Скачать образец приглашения на английском с переводом. DOCX
Шаблон делового письма о сотрудничестве (английский язык)
Англоязычный вариант письма
Шаблон письма о сотрудничестве на английском с переводом. DOCX
Эпилог
В написании деловых писем нет ничего сложного, если знать структуру, соблюдать деловой этикет и ставить себя на место адресата.
Вне зависимости от вида документа, всегда придерживайтесь плана и старайтесь донести свою мысль коротко. Помните: чтобы составить лаконичный текст письма длиной в 15 секунд, нужно потратить час.
Не экономьте время на составление такого документа и тогда вы сможете решить свои задачи.
Добра вам!
Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!
Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”
Оформляем деловое письмо, образец заполнения делового письма + пустой шаблон
Лонгрид
С составлением деловой корреспонденции по роду деятельности сталкиваются специалисты различных профессий. Но особенно важно умение грамотно писать деловые письма для представителей бизнес-среды. Ведь с помощью таких писем удается решать большую часть коммерческих вопросов максимально быстро и оптимально.
Что собой представляет
Деловое письмо — это основной метод общения и передачи сведений в рамках взаимоотношений с сотрудниками, партнерами или контрагентами. Такую корреспонденцию регулярно используют для решения рабочих задач коммерческие компании и индивидуальные предприниматели.
Например: при оформлении соглашения, в качестве уведомления, информационного обмена, как приглашение, запрос и т. п. Официальное письмо составляется по определенному формату и может затрагивать как один, так и несколько вопросов, если они взаимосвязаны между собой.
Деловую корреспонденцию принято классифицировать по группам: бумажная, электронная и бумажная по форме электронной.
- Для оформления писем на бумаге используются бланки организации установленного образца. В бумажных письмах предусмотрено заполнение классической шапки, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. При наборе текста выставляют поля: правое — не менее 1,5 см; левое — от 3-х см (с учетом последующей подшивки). Шрифт для писем чаще всего выбирается Times New Roman 12 или 14 размера.
- Для email писем свойственна меньшая официальность. Если в деловых письмах, составленных на бумаге обычно проставляется подпись отправителя, в деловом email достаточно указать личные данные (ФИО) и должность в конце. Стандартная шапка с указанием имен, адресов и должностей также отсутствует. В современном мире такой формат писем зарекомендовал себя как более функциональный и быстрый. Кроме того, он позволяет без труда отправлять нужное количество дополнительных файлов, а также имеет юридическую силу, равную бумажным аналогам.
- Третий вид деловой корреспонденции — документы, оформленные на бумаге по электронному формату. Для составления таких писем не требуются бланки компании. По части официальности в оформлении к ним также предъявляются меньшие требования.
Разновидности деловых писем
Единой классификации деловых писем не существует. Для каждой сферы деятельности актуальны определенные варианты, число которых постоянно увеличивается. Но с основными видами писем, применяемыми чаще всего, следует ознакомиться.
Информационное
Такие деловые письма составляют с целью проинформировать получателя о каком-либо предстоящем событии. Например, о планируемых скидочных программах и акциях, датах проведения распродаж, нюансах доставки товара и т. п. В свою очередь, информационные документы могут быть представлены двумя подтипами:
- Уведомление. Его пишут, если в работе организации произошли значимые изменения: поменялись условия поставки товара, банковские реквизиты, ценовая политика. Уведомления используют для массовой рассылки контрагентам.
- Напоминание. Таким письмом получателя информируют о наступлении определенного момента: даты проведения платежа в счет оплаты поставки, окончания периода действия договорного документа, завершении акционной программы.
Гарантийное письмо
Данная разновидность деловых писем содержит обращение-просьбу, но с обязательной гарантией исполнения обязательств. Послание гарантийного типа нередко включает в себя такие формулировки: «Просим Вас», «Оплату гарантируем в срок до…».
С коммерческим предложением
В таких письмах обычно одна организация предлагает другой сотрудничество. Их составляют с целью расширения клиентской базы, для поиска новых партнеров, которые захотят работать с компанией.
Оферта
По сути — это деловое письмо, в котором отмечаются основные нюансы оказания услуг или поставки продукции. В документе отображаются: наименование, стоимость, сроки, место. Согласно правилам деловой переписки, при отсутствии этих сведений корреспонденция причисляется к коммерческой.
Требование
Его оформляют в случае невыполнения адресатом взятых на себя обязательств. Например, срыв сроков исполнения, образование задолженностей по платежам. В основной части документа-требования описывается суть проблемы и озвучивается предложение по ее разрешению в досудебном порядке.
Презентация
Это особый вид деловых писем, предполагающий использование различных современных техник для их создания. Ведь цель такой деловой корреспонденции — представить компанию и предлагаемый ею товар (услуги).
Сопроводительное
В таких письмах соискатели работы рассказывают, почему именно они подходят на вакантное место. Выражают желание сотрудничать, прикладывают резюме. Также, примером сопроводительных писем является опись вложений, составляемая при пересылке пакета бумаг.
Подтверждение
Деловое письмо подтверждение представляет собой квитанцию. Так, например, этот юридический документ выступает доказательством проведения оплаты. Не обязателен к составлению, считается, скорее, правилом хорошего тона.
Обратная связь
Писать деловые письма для обратной связи в первую очередь в интересах самой компании. С их помощью удается опросить определенную группу получателей на предмет их мнения о выпускаемой продукции или оказываемых услугах.
Просьба
Образец оформления такого документа содержит в формулировке: «Прошу», «Просим». Обычно с этих слов и начинается обращение в письме с просьбой поставить товар, переслать бухгалтерскую документацию, каталог продукции и т. п.
Документ для фиксации важной информации
Еще одна разновидность официальной переписки между компаниями-партнерами. В таких письмах акцентируют внимание на важных деталях. Например, изменившихся условиях соглашения. Что позволяет не потерять из виду основные моменты.
Отзыв
Это послание, содержащее объективную оценку деятельности организации или какого-либо ее сотрудника. Целью такой корреспонденции является письменное подтверждение навыков работника или достижений непосредственно компании. Оформляется в произвольной форме.
Приглашение
Написать деловое письмо в форме приглашения — отличный способ напомнить о себе партнерам и клиентам. Наиболее распространенными являются приглашения на мастер-классы, выставки, конференции, семинары.
Как правильно написать деловое письмо
В деловой переписке категорически недопустимы орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. В противном случае к отправленному письму не будет доверия, как и к самой компании-отправителю.
Поэтому при оформлении необходимо следить за правописанием, строго придерживаться правил. Не сомневайтесь — получатели придают немалое значение тому, насколько грамотно и лаконично составлено послание в письме.
Стоит отметить, что в рамках деловой переписки приходится писать не только на кириллице. Письмо на английском языке должно быть не менее грамотным, несмотря на то что отправитель не является его носителем. В письмах нужно коротко и четко формулировать предложения, излагать информацию в определенном стиле.
Приступая к оформлению, нужно руководствоваться рядом обязательных правил:
- Первым делом определитесь с типом послания и придерживайтесь требуемой направленности (предложение, извещение, гарантия и т. п.).
- При составлении писем используйте только достоверную информацию. Ложные сведения распространяют мошенники и те, кто не заинтересован во взаимовыгодном сотрудничестве.
- Избегайте использования сложных формулировок, большого количества причастных и деепричастных оборотов, специальных терминов в письмах.
- Исключите любое проявление грубости в письме. Так же, как и чрезмерную демонстрацию расположения. Помните — эмоциональность в официальной переписке неуместна.
- В письме освещайте только один вопрос, не перепрыгивайте с темы на тему.
- Позаботьтесь о наличии всей важной информации. В том числе: контактных данных, адреса, банковских реквизитов.
- Забудьте про уменьшительно-ласкательные слова, сленг, просторечные выражения, смайлики, эмодзи. В деловой переписке их не существует.
- Кроме того, обязательно проверьте готовый вариант на предмет ошибок, опечаток, фактических неточностей.
- Email-послания могут сопровождать дополнительные файлы. Бумажные — соответствующие приложения, оформленные на бумаге. Они нужны, чтобы дать адресату более полное представление о теме, подтвердить серьезность намерений в письме.
- Обращайтесь к адресату исключительно по имени-отчеству или на «Вы».
Вышеперечисленные правила актуальны для любого документа. Не важно, кто именно составляет послание: сотрудник крупной компании, самозанятый или фрилансер — оно должно быть грамотным, лаконичным, предельно точно передавать суть вопроса.
Структура деловых писем
Структура деловых писем варьируется в зависимости от того, в какой форме оно составляется (в бумажной или электронной). В первом варианте, когда документ оформляется на официальном бланке компании, сверху над пунктом «Заголовок» проставляется шапка. В ней отображаются следующие сведения:
- название компании;
- адрес (почтовый и юридический);
- контактная информация;
- КПП, ИНН;
- реквизиты банковского учреждения;
- фирменный логотип (если имеется);
- дата и номер документа.
Дальнейшее составление деловых писем производится в соответствии со структурой:
- Заголовок. Содержит наименование корреспонденции (гарантия, приглашение, уведомление и т. п.), а также сообщает получателю тему послания.
- Вступление. В этом блоке располагается непосредственно приветствие, вежливое обращение к адресату.
- Вводная часть. Отражает повод обращения, подготавливает получателя к тому, что будет описано ниже.
- Основная часть. Подробно обрисовывает суть вопроса в письме.
- Заключение. Оформляется в форме краткого вывода, который вытекает из основной части. Здесь может быть призыв к действию (решению проблемы).
- Подпись. Согласно правилам деловой переписки, отправитель ставит свою подпись, дополняет ее фамилией и инициалами (лучше проставить имя и отчество полностью, чтобы избежать неточностей в дальнейшем), указывает должность и контактную информацию.
При составлении email-документа шапку не делают. Да и в целом, оформляют его менее официально.
Ниже представим примеры деловых писем.
Образец письма-просьбы
На первый взгляд официальная переписка может показаться делом довольно сложным и запутанным. Но на самом деле это не так. Достаточно составить образец (или несколько) и использовать его в дальнейшем на свое усмотрение. Приготовленный заранее шаблон поможет сэкономить время и не путаться в оформлении писем.
Как писать деловые письма (с примерами и образцами)
Чтобы переписка с клиентами или партнерами имела юридическую силу, ее важно правильно оформить. В статье вы узнаете, как написать деловое письмо, чтобы оно могло защитить ваши интересы. Эти навыки необходимы всем, особенно фрилансерам.
Содержание статьи:
Что такое деловое письмо?
Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).
Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы:
| Бумажная | Должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу. |
| Электронная по форме бумажных | Оформляется в офисных форматах (doc, docx, rtf, pdf) и содержит реквизиты. Прикрепляется в виде вложений. |
| Электронная | Непосредственное обращение в форме электронного сообщения. |
Важно знать, как правильно писать деловые письма. От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий. Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями.
Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позициях сторон:
- Деловое письмо – это обращение от имени организации или специалиста. Стиль и форма подразумевают его дальнейшее использование в статусе документа. При разногласиях или развитии партнерства оно будет подтверждать информацию (факт обращения, дату, условия и т.д.).
- Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.
Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.
Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.
Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология обучают ведению переговоров, в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому. Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.
Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по ведению деловой переписки на английском языке. Он проводится в университете Skillbox. Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).
Виды деловых писем
- Информационное. Материалы, отправляемые в рамках сотрудничества (например, HR-менеджер пересылает заказчику резюме кандидатов или специалист коммерческого отдела – образец договора).
- Гарантийное. Подтверждает обязательства и содержит просьбу об ускорении действий (например, отгрузить товар с пост-оплатой).
- Коммерческое предложение. Синтез рекламы и предложения о сотрудничестве.
- Извещение. Предупреждение об изменении обстоятельств (смена реквизитов, адреса, графика и т.п.).
- Оферта. Документ, подтверждающий готовность сотрудничать на основании ряда существенных условий.
Может быть отправлена в ходе участия в конкурсе, предварительного согласования договора, отбора предложений.
- Требование. Запрос разъяснений, информации, сведений. Оформляется как просьба («Просим разъяснить…, выслать… и т.д).
- Рекламация (претензия).
Содержит указание на нарушение условий договора (или договоренностей), недопустимые действия. Для этой формы необходимы ссылки на пункты договора или оферту, конкретизация требований и описание негативных последствий при их неисполнении (пени, штрафы, обращение в суд, разрыв сотрудничества и т.д.).
- Сопроводительное письмо.
Может быть как формальным подтверждением (например, опись вложений для подтверждения получения документов), так и разъяснением причины отправки документа (например, отправляя резюме, соискатель объясняет – чем его привлекла вакансия и почему он считает себя подходящим кандидатом).
- Подтверждение о получении документов и писем.
Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация взятых обязательств. Используя подтверждение, специалист может сократить количество «ненужных» звонков и обращений.
- Письмо – обратная связь. В этом случае необходимым элементом является указание на входящий документ или вопрос.
- Просьба.
Невозможно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания, возникновения дополнительных условий. Письмо-просьба позволяет своевременно решить возникающие вопросы.
- Письмо – фиксация важной информации. Все устные и неформальные договоренности имеет смысл закреплять письменно.
- Отзыв.
Такой документ может содержать позитивную или негативную информацию об опыте сотрудничества, работе конкретных специалистов, благодарности, поздравления.
-
Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.
Как правильно писать и оформлять деловые письма?
Общие правила, которым нужно следовать:
- Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
- Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
- Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
- Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
12 правил делового письма деловой переписки
- Ни в коем случае не забывайте о вежливости. Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка
- Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму
- Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.
Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете
Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.
Требования к письму
Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации.
Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным — в таком случае его могут просто проигнорировать.
Если не получается сократить информацию сразу — сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.
Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.
В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда — чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.
Как разобраться в аббревиатурах
- EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
- SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
- EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
- TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
- PTO (paid time off) → отпуск.
Деловое письмо: образцы, реквизиты и правила оформления
Нормы и правила официально-делового стиля обязывают соблюдать определенные алгоритмы при официальном общении юридических лиц. Так, основным элементом бизнес-переписки является деловое письмо.
Его написание и отправка требует определенных навыков, поэтому процедура поручается опытным сотрудникам: секретарям, помощникам руководителя, работникам отдела кадров, канцелярии или бухгалтерии.
Деловое письмо выполняет сразу ряд функций и может быть нескольких видов, что существенно влияет на процесс его создания и оформления.
Что такое деловое письмо — его функции и назначение
Согласно действующим государственным стандартам ведения организационно-распорядительной документации, под деловым письмом понимают документ небольшого объема (как правило не больше двух страниц).
Его назначение — обсуждение конкретного вопроса, решение проблем или оперативный обмен информацией между контрагентами (предпринимателями, организациями, госучреждениями, структурными подразделениями одного предприятия и даже должностными лицами).
Функции деловых писем таковы:
- информативная – передать ценные сведения (реквизиты, конфиденциальные данные, адреса и прочее);
- коммуникативная – наладить контакт между деловыми партнерами;
- маркетинговая – провести исследование (изучить нишу, конкурентов, перспективы расширения целевой аудитории);
- побудительная – документально оформить просьбу, требование, претензию, жалобу, отказ и другие типы взаимодействия;
- рекламная – использовать рассылки для поиска потенциальных и реальных клиентов.
Для выполнения всех функций каждое письмо имеет основную часть, в которой и раскрывается суть вопроса.
Для доставления адресату документ содержит реквизиты, а для корректной формулировки используются стандартные фразы, иначе именуемые служебной частью.
Образцы официального ответа на деловое письмо, запрос, обращение.
Как бывают — виды
Деловое письмо как тип документации принято разделять на несколько категорий в зависимости от функциональной значимости, целей создания, характеристик адресанта и адресата.
В общем виде деловые письма делятся на 4 основные группы:
- Письмо-запрос. Оно направляется с целью выяснить интересующие адресанта факты, получить сведения, в том числе и ограниченного доступа – например, чтобы произвести оплату, узнать реквизиты контрагента для заключения договоров, проверить наличие интересующего товара и услуги.
- Коммерческое предложение – наиболее экономически значимая разновидность писем. Чаще всего адресант является предпринимателем или представителем какой-либо организации и предлагает товары/услуги контрагенту. Письма могут отсылать для маркетинговых исследований (определения ниши, расширения клиентской базы, корректировки целевой аудитории), так и для общения с потенциальными контрагентами (с описанием своей продукции в том числе и в наглядном формате – с помощью графиков, таблиц, схем, диаграмм). Иногда письмо является офертой и должно соответствовать всем требованием этого явления.
- Гарантийное — встречается немного реже. Его отправлением адресант гарантирует выполнить какие-либо обязательства. Чаще всего гарантийные письма пишутся инициаторами сделок в том случае, если у них по каким-либо причинам не получатся сразу же оказать услугу клиенту или поставить товар покупателю. В этом случае документ должео иметь дополнительные реквизиты, в идеале – подпись или печать поручителя.
- Информационные – составляют самую большую группу. Их разделяют на подклассы: извещения (уведомления) и напоминание. Первый подтип чаще используется для массовой рассылки контрагентам.
К мелким группам деловой корреспонденции относятся сопроводительное письмо, письмо-приглашение, письмо-отказ, письмо-требование, письмо-жалоба, письмо-просьба.
В отдельную категорию выделяются нерабочие письма, предназначенные для официального поздравления, благодарности, выражения соболезнования — образцы благодарственных писем.
По иной классификации делятся на регламентированные и нерегламентированные (их можно оформлять в свободно форме). По количеству адресатов могут быть стандартными (для одного получателя) или циркулярными (на несколько лиц).
Правила оформления
Правила оформления деловых писем были закреплены в специальном стандарте – ГОСТ Р 7.0.97-2016, однако документ носит рекомендательный характер и распространяется не на все их виды. Документ состоит из двух частей: служебной и информационной.
Служебная часть включает такие обязательные компоненты:
- приветствие;
- официальное обращение к получателю;
- лид-абзац;
- стандартную фразу в заключении («форму вежливости»);
- подпись отправителя;
- постскриптум.
В приветствии разрешено обращаться к адресату обезличенно (например, по должности), по ФИО или одновременно к коллективу получателей (акционерам, инвесторам и т. д.).
Лид-абзац состоит из одного предложения (редко – из двух). Он составляется для того, чтобы сразу ввести читателя в курс дела.
Желательно начать с благодарственной конструкции, и сразу объяснить мотивы написания, подготовив подводку к основной части.
Затем следует информационная часть, которая содержит главный смысловой отрывок делового письма.
После благодарности за прочтение и прощания можно оставить постскриптум, если в этом есть необходимость.
Обязательные реквизиты
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит около 30 реквизитов, но не все они являются обязательными для применения.
В первую очередь? нужно учитывать форму написания письма: при оформлении в бумажном варианте текст должен быть написан или набран на листе А4 или фирменном бланке организации. При использовать электронного формата разрешено опустить часть реквизитов.
Для организации пересылки необходимы следующие реквизиты:
- полное название компании;
- физический и юридический адреса (с почтовыми индексами);
- номер телефона, факс и иная контактная информация;
- коды КПП и ИНН;
- банковские реквизиты;
- логотип, штамп и иные элементы корпоративного стиля (если его использование предусмотрено уставом компании);
- дата написания и номер.
ФИО и продублированные контактные данные отправителя должны указываться в конце документа. Там же при необходимости стоит размещать печать организации.
Для отчетности обеих контрагентов в начале письма нужно указывать его порядковый номер (заполняется отправителем).
Расположение реквизитов тоже подчиняется правилам:
- Адрес и наименование документа («письмо») должны быть расположены по центру.
- Ниже на правой стороне указывается ФИО отправителя и название организации и сведения об адресанте.
- В верхнем левом углу пишется номер документа.
Примечательно, что номер письма адресант должен заносить в журнал учета исходящих документов, а адресат – в журнал о входящей документации.
Образцы деловых писем
Выводы
Деловые письма содержат 1-2 страницы и используются для общения и обмена важной информацией между контрагентами.
Могут быть гарантийными, информационными, побудительными, сопроводительными и многими другими.
Оформляются в бумажном или электронном варианте по ГОСТ Р 7.0.97-2016. В стандарте закреплены 30 реквизитов, но правила их оформления носят рекомендательный характер.