Факсимильная подпись: быть или не быть

Факсимильная подпись: быть или не быть

Актуальность вопросов, связанных с исследованием подписей и рукописных записей, в настоящее время неоспорима. Подпись, как удостоверительный знак конкретного человека, широко используется в повседневной жизни. Это связано с необходимостью документально подтверждать свои действия: составлять договоры, справки, удостоверительные документы и т.п. Рукописные тексты встречаются при написании расписок, гарантийных писем и т.п.

Любая несанкционированная подделка преследуется по закону, и подделка подписи не исключение. Как правило, признаки подделки подписи определяют в основном на документах.

В основе судебно-почерковедческого исследования лежит сравнительное исследование признаков рукописных знаков: элементов букв, букв, слов, подписей.

Эксперту приходится сравнивать между собой значительное количество признаков: форм движений при выполнении и соединении, протяженности движений по вертикали и горизонтали, размещение движений по вертикали и горизонтали, размещение точек начала, окончания, пересечения и т.д.

Учитывая, что человек не может дважды точь-в-точь воспроизвести ни одной буквы, ни одной подписи, эксперту приходится, кроме выявления признаков, учитывать вариационность почерка: пределы, в которых тот или иной признак появляется.

Эксперт выявляет совокупность устойчивых и существенных признаков, на основании которой он приходит к тому или иному выводу. Эта совокупность никогда не повторяется.

  • В подписи каждого человека проявляются индивидуальные особенности написания отдельных букв, поэтому часто экспертизы почерка и подписи неразделимы, и проводятся совместно, особенно если требуется определить авторство рукописи. Особенности почерка или подписи, присущие каждому человеку, бывают:- технического характера, учитывающие расположение бумаги во время написания, положение корпуса и силу нажима при сидении за столом или же то, как человек держит пишущее средство;- графические особенности, состоящие в размере букв и манере их написания (наклон письма, радиусы закруглений, наличие «хвостиков» или «подчеркиваний»);
  • навыки и стиль письменной речи.

При этом почерк, а значит и характер подписи, могут меняться ввиду разных обстоятельств – непривычной позой во время письма, состоянием стресса или опьянения или умышленным искажением с целью подражания чужому почерку.

Но главные особенности написания остаются неизменными. Именно на этом и строится экспертиза подписи.

Кроме того, анализ почерка человека может однозначно сказать, его ли рукой была установлена подпись под документом, или она является подделкой.

Факсимильная подпись: быть или не быть

Отбор образцов

В судопроизводстве  отбор экспериментальных образцов производится в ходе судебного заседания и в подавляющем числе случаев без присутствия специалиста. Поэтому нужно особенно внимательно остановиться на технических особенностях этой процедуры.

Все экспериментальные образцы подписи и почерка должны обязательно выполняться в присутствии судьи во избежание сомнений в подлинности этих образцов и заверяться им.Главное требование, которому должны удовлетворять экспериментальные образцы – максимально соответствовать условиям выполнения спорной подписи в исследуемом документе.

При отборе образцов подписи  должен учитываться характер и целевое назначение исследуемого документа. К примеру, если документ, в котором располагается спорная подпись, выполнен на стандартном типографском бланке, то экспериментальные образцы подписи тоже нужно отбирать на таких же бланках, либо на аналогичных им.

Эта необходимость объясняется просто: в зависимости от цели, значимости документа и места, предназначенного для исполнения подписи, человек расписывается полно или сокращенно, старательно или небрежно, использует упрощенный или наоборот усложненный вариант подписи.

Поэтому непосредственно перед выполнением образцов подписи необходимо выяснить у лица, дающего их, всегда ли он расписывается одним вариантом подписи, нет ли у него полных или сокращенных вариантов, с инициалами, монограммами, буквенных или безбуквенных, с росчерками либо без них.

При утвердительном ответе нужно предложить выполнить все варианты своей подписи, а не ограничиваться одним, пусть даже самым часто используемым.Если не удалось найти аналогичные бланки, то при подборе схожих следует обратить внимание на необходимость соответствия характера и размера места, отведенного для нанесения подписи или текста.

Если типографские бланки вовсе отсутствуют, либо исследуемый документ выполнен на листе бумаги с линиями графления для выполнения подписей, то образцы нужно отбирать на специально разграфленных и разлинован¬ных под определенный документ листах бумаги. Очень важно, если спорная подпись выполнена в документе с линиями графления, чтобы экспериментальные образцы были выполнены на таких же листах.

Другой важный момент: соблюдение условия сопоставимости с исследуемой подписью по виду пишущего прибора. То есть, чем была сделана подпись: шариковой, гелевой, перьевой, капиллярной ручкой или ручкой-роллером.  Если спорную подпись выполнили шариковой ручкой на плотной бумаге, то среди экспериментальных образцов должны быть аналогичная.

Если спорная подпись имеет в своем составе буквы, то в качестве сравнительного материала необходимы, в том числе, образцы почерка, содержащие такую же последовательность букв. Это может быть обозначение фамилии, названия городов, либо иные слова, содержащие необходимые буквы.

Факсимильная подпись: быть или не быть

Важно: в процессе выполнения экспериментальных образцов подписи не нужно показывать документ и давать его переписывать, срисовывать под­пись. Дело в том, что лицо, у которого отбираются образцы, не являясь действительным исполнителем, может выполнить подпись или текст с подражанием исследуемому. Или, в случае, если оно является исполнителем исследуемого тек­ста или подписи, может изменить свой почерк. И то и другое только осложнит экспертное исследование.

Основные способы подделки подписи

Подделка подписи «на глаз»

Эталонная подпись находится перед подражателем, её элементы зрительно запоминаются. После этого происходит непродолжительная тренировка, а затем выполнение подписи в нужном документе.

  1. При подобном подражании проявляется:
  2. низкая связность букв и символов;наличие тупых начал и окончаний штрихов;остановки пишущего прибора;неравномерный нажим;дорисовки;угловатость и извилистость штрихов;
  3. неустойчивость размера, разгона и наклона.
  4. Подделка подписи «по памяти»

Воспроизводится подпись, которую раньше видел подражатель. Сложность заключается в отсутствии наглядного образца подписи. При данном способе результат отличается от настоящей подписи по:

  • общему виду подписи;степени связности букв и элементов;размеру и разгону подписи;наклону;
  • форме линии основания подписи.
  • Подделка подписи «с предварительной тренировкой»

Подражатель многократно воспроизводит нужную подпись. Вырабатывается навык выполнения чужой подписи с высокой степенью автоматизма. При данном способе не наблюдаются признаки необычности выполнения подписи. Выработан автоматизм, следовательно, темп и координация достаточно высоки.

  1. При исследовании таких подписей обращают особое внимание на:
  2. координацию движений (зачастую в исследуемой подписи она выше, чем в образцах);одинаковый нажим в элементах подписи;
  3. расположение точек начала и окончания движений.

Автоподлог – умышленное видоизменение своей подписи с целью последующего отказа от нее. В этом случае в основном изменяется начальная часть подписи, так как исполнитель хорошо контролирует свои действия. Происходит «ломка» привычных движений.

Далее проявляется автоматизм движений, особенно при подписании многостраничного договора. Это приводит к потере сосредоточенности, начинают проявляться «родные» признаки.

Следовательно, при автоподлоге наиболее значимой для идентификации является заключительная часть подписи, в которой проявляется автоматизм.

  • Техническая подделка подписи 
  • Техническая подделка подписи – это не рукописное подражание подписи, а её копирование, она делится на следующие виды:
  • Срисовывание карандашом с последующей обводкой штрихов пастой шариковой ручки

На документ наносят контур подписи с помощью карандаша. После получения максимального сходства с оригинальной подписью контур обводят чернилами или пастой шариковой ручки. Контур карандаша убирается с помощью ластика.

  1. При экспертизе будет выявлен:
  2. сдвоенный контур штрихов подписи;остатки карандашных штрихов;разволокнение бумаги от воздействия ластика;
  3. смазанность штриха пасты шариковой ручки.
  4. Копирование через копировальную бумагу с последующей обводкой

Оригинальная подписи копируется через копировальную бумагу, после чего полученные штрихи обводят чернилами или пастой шариковой ручки. Штрихи копировальной бумаги удаляют подчисткой.

  • При экспертизе будет выявлен:
  • сдвоенный контур штрихов подписи;штрихи копировальной бумаги;разволокнение бумаги от подчистки.
  • сильный нажим.
  • Передавливание подписи с последующей обводкой

Подготавливается мягкая подложка из газет или листов. На подложку укладывается лист, на который планируется перенести контур подписи. Сверху размещается подпись – образец, контур которой передавливается с помощью карандаша или стержня шариковой ручки. Получив вдавленный контур, он обводится чернилами или пастой шариковой ручки.

  1. При экспертизе будет выявлен:
  2. сдвоенный контур штрихов подписи;сильный нажим.
  3. Копирование «на просвет»

Под стекло помещается лампа. На стекле размещается лист, где уже имеется образец нужной подписи. Сверху на него укладывается документ, в который необходимо скопировать подпись. Яркое освещение хорошо отображает контур подписи и позволяет перерисовать ее контур с помощью ручки.

  • При экспертизе будет выявлен:
  • замедленный темп движений;остановки пишущего прибора;жирные точки начала и окончания штрихов;
  • сильный нажим.
  • Распечатывание подписи с помощью лазерного или цветного принтера

Это самый частый способ технической подделки подписи. Нужную подпись сканируют с документа, затем в графическом редакторе помещают в иной документ и распечатывают. Подобная подделка подписи подходит для создания копии «утраченного» документа, но не подходит для изготовления оригинала. Если на экспертизу поступит документ, в котором подпись просто распечатана – это легко будет установлено.

  1. При экспертизе будет выявлено:
  2. отсутствие следов давления пишущего узла ручки;поверхностное расположение штрихов;штрихи состоят из цветных или монохромных точек при струйной печати;
  3. мелкозернистая структура штрихов из спекшихся части тонера при лазерной печати.
  4. Факсимильная подпись
Читайте также:  Имеет ли право банк звонить на работу должнику

По своей природе является печатью, которая содержит зеркальное изображение подписи. Полимерная основа покрывается штемпельной краской, которая отображается на поверхности листа в виде подписи. Вместо штемпельной краски может использоваться паста шариковой ручки или чернила.

  • При экспертизе будет выявлено:
  • отсутствие следов давления пишущего узла ручки;равномерное окрашивание штрихов;одинаковая ширина штрихов;
  • «красочный бортик» по краю штриха.
  • Плоттеры (графопостроители)

Плоттер – это устройство для воспроизведения записей с помощью пишущего блока и компьютера. Траектория движений программируется с помощью компьютера. Отличительная особенность плоттера — он не может подражать нажиму человека.

При экспертизе будет выявлено:

жирные точки начала и окончания штрихов;равномерное окрашивание штрихов;одинаковая ширина штрихов.

Факсимильная подпись: быть или не быть

Факсимиле

Факсимильная подпись: быть или не быть Юлия Меркулова Автор статьи Практикующий юрист с 2012 года

Для того чтобы упростить документооборот, многие организации заказывают факсимиле. О том, как трактует закон такой вариант удостоверения подписи, и когда допускается использование факсимиле на документах, расскажем в этой статье.

Что такое факсимиле?

Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.

Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Факсимиле — точное воспроизведение подписи.

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.

Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон.

Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.

Чтобы ни одна из сторон впоследствии не могла оспорить документ, необходимо в договоре предусмотреть пункт, содержащий разрешение на использование сторонами подписи-факсимиле.

Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.

Наличие согласия сторон сделки является основанием для использования факсимиле.

На первичных документах

Проставление факсимиле на бухгалтерских документах первичного учета является недопустимым. Положения ГК РФ не могут быть применены к административным, финансовым, налоговым отношениям, которые основаны на властном подчинении.

Если первичные или кассовые документы будут удостоверены факсимиле, а не живой подписью, у налоговой службы возникнут обоснованные претензии к налогоплательщику. Таким образом использование факсимиле по указанному направлению не допускается. Логичным будет предположить, что управления по налогам и сборам в других регионах будут придерживаться такой же точки зрения.

Обратите внимание!

Все первичные бумаги должны быть скреплены подписями ответственных лиц, поставленными ими собственноручно.

На доверенности

Можно ли ставить факсимиле на доверенность? Что касается проставления подписи такого типа на доверенностях, выдаваемых организацией, то запрет на это можно найти в Письме МНС РФ № 18-0-09/000042@. В нем прямо указано, что использование факсимиле на доверенностях не допускается, даже если выдается дубликат документа.

Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно.

Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату.

Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.

Использование факсимиле на документах, являющихся платежными или имеющих последствия финансового характера, недопустимо

На счетах-фактурах

Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки.

Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.

Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.

Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.

Юридическая сила факсимиле

Факсимильная подпись: быть или не быть

Бесспорную юридическую силу факсимиле будет иметь только в тех случаях, когда:

  • используется для закрепления гражданско-правовых отношений (например, факсимиле в договоре);
  • при согласии обеих сторон на применение подписи-отпечатка;
  • в договоре содержится пункт об использовании факсимиле, которая приравнивается к личной росписи стороны сделки.

Требования законности не будут соблюдены, если факсимильная подпись будет поставлена на следующих видах документов:

  • доверенность;
  • платежные документы;
  • бумаги первичного бухучета;
  • факсимиле на товарной накладной;
  • иные документы, подписание которых имеет финансовые последствия для сторон;
  • направляемые в государственные органы письма.

Обратите внимание!

Законность подписи-отпечатка при оформлении трудовых отношений является спорным вопросом. Прямого указания на возможность подписания документов таким способом нигде не содержится. Касаемо трудовых отношений, они оформляются договором, который согласуется сторонами. Следовательно, если есть пункт об использовании факсимиле его проставление в трудовом договоре возможно.

Если вам необходима консультация по вопросу использования факсимильной подписи, обращайтесь за помощью к юристам Правовед.RU. Они помогут разобраться в законности применения факсимиле для отдельных видов документов.

Факсимильная подпись: быть или не быть Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года

Юридическая сила факсимильной подписи в актах и договорах

Факсимильную подпись можно использовать в документообороте компании, но не везде и не всегда. Если же у вас акт подписан только таким способом, то рекомендовано получить документ с настоящей подписью, в противном случае, могут возникнуть проблемы.

Если мы берем отношения двух коммерческих компаний, то использование факсимиле (механического оттиска имитирующего собственноручную подпись) допустимо, если такая возможность предусмотрена в законе или соглашении сторон.

При отсутствии такого условия, документ, подписанный факсимильной подписью, не имеет юридической силы.

Также стоит учитывать последствия отсутствия документа подписанного «живой» подписью. Для некоторых категорий организаций это повлечет налоговые риски

Важно еще понимать, что даже при условии наличия соглашения об использовании факсимиле, необходимо получить оригинал подписанного документа. Если ваши первичные документы имеют факсимильную подпись, то вы не сможете подтвердить право на вычет по НДС. Законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов. При этом ранее, судебная практика имела обратную формулировку. Так, в Постановлении ФАС Центрального округа от 12.08.2011 года по делу №А48-3632/2010 суд указал, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле.

Также по мнению Минфина России, факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Указанные нормы законодательства о бухгалтерском учете, как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают возможности использования электрофотографического воспроизведения подписи руководителя с помощью средств механического или иного копирования при оформлении первичных документов, счетов-фактур, платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, что влечёт отказ в применении налоговых вычетов при отступлении от установленных правил.

Договоры и акты с факсимильной подписью как доказательство в суде

Многие подписывают закрывающие документы и направляют друг другу электронные копии актов по электронной почте. Про получение оригиналов вспоминают не многие, особенно, когда компания на УСН. Однако, через какое-то время, такая компания получает исковое заявление о возврате суммы по договору в связи с неисполнением обязательств и отсутствием подписанных актов. Как быть?

Читайте также:  Для дачного строительства и ижс в чем разница 2019 — прочитать ответ

Закрывающие документы, которые направляются по электронной почте следует считать электронным образом (сканом), чем документом, подписанным факсимильной подписью, так как вы не всегда можете определить способ его подписания. Однако, такой документ может являться доказательством принятием работ заказчиком, только в том случае, если электронная почта отправителя указана в вашем договоре или соглашении. В противном случае, идентифицировать отправителя невозможно и документ не будет иметь юридическую силу

Кроме того, договором должно быть предусмотрено условие о электронном документообороте. В некоторых случаях, суд может не принять такой документ в качестве допустимого доказательства

Переписка с ответчиком и фотографии, на которые ссылается истец не подтверждают факта согласования дополнительных работ и их стоимости и не имеют юридической силы в качестве доказательств, так как договором не предусмотрен электронный документооборот между сторонами, возможность согласования дополнительных условий посредством электронной почты, как и предание электронной переписке юридически значимого документа.

Опишите проблему — мы предложим решение

Факсимильная подпись: быть или не быть

  • Анализ документов
  • Перспективы и риски
  • Рекомендации со ссылками на нормы права

4 900 ₽ 2 900 ₽ Факсимильная подпись: быть или не быть

  • Юридический анализ
  • Составление документов
  • Инструкции для самостоятельной подачи

9 900 ₽ 6 500 ₽ Факсимильная подпись: быть или не быть

  • Сбор доказательств
  • Исковое, возражения, ходатайства и подача в суд
  • Юрист на каждом заседании

от 25 000 ₽

+7-921-903-17-16

озвучьте проблему — я предложу решение

Как использовать факсимильную подпись

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии.

Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа.

Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Факсимильная подпись: быть или не быть

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

  • на страховых и медицинских полисах;
  • почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
  • служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
  • патентах;
  • свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

  • на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
  • на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
  • на трудовых книжках, договорах, приказах;
  • в кассовой книге и на расходных ордерах.

Факсимильная подпись: быть или не быть

Как создать оттиск подписи руководителя

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

  1. Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
  2. Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
  3. Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании.

Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати.

В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Факсимильная подпись: быть или не быть

Факсимиле – это печать, которая оставляет на бумаге оттиск в виде подписи.

С одной стороны, это удобно (можно срочно подписать документ в отсутствие руководителя; да и ему самому это устройство поможет быстрее справляться с кипой бумаг, накопившихся для подписания).

С другой – это опасно (если не организовать работу на должном уровне, то потом будет сложно откреститься от подписи на «опасном» документе). Автор рекомендует определенный порядок изготовления факсимиле.

Объясняет, как закрепить перечень документов, на которые оно может быть проставлено, как назначить ответственных за хранение и использование факсимиле, как организовать их учет и контроль наличия, как уничтожить факсимиле уволенного сотрудника. При ответе на каждый вопрос автор демонстрирует образцы необходимых для оформления документов.

Уже ни для кого не секрет, что количество документов на каждом предприятии с каждым годом увеличивается. В связи с этим усугубляются проблемы хранения и своевременного подписания все большего объема документов. Именно для того, чтобы избавить руководителя от подписания стопок однотипных бумаг, во многих организациях начинают использовать факсимиле. Это позволяет:

  • уменьшить количество документов, которые руководитель компании должен подписать собственноручно,
  • и, что особенно важно, подписать документы можно и в период его отсутствия.

Ведь очень часто бывает так, что в уже подписанный документ необходимо внести изменения, а руководитель уехал на совещание в вышестоящую организацию, и подписать повторно, а тем более срочно, не может. И вот тут-то на помощь приходит факсимиле. Удобство его использования неоспоримо: оперативность в решении проблем.

Все, казалось бы, просто. Но на самом деле использование аналога собственноручной подписи – а именно к ним и относится факсимиле – требует соблюдения ряда правил. Пренебрежение ими может привести к плачевным последствиям, например, к признанию документов недействительными.

Чтобы обезопасить вас, автор решила поделиться собственным опытом организации работы с факсимиле на предприятии и раскрыла целый ряд вопросов:

  • как правильно организовать процесс изготовления и использования факсимиле в организации;
  • как быть в случае утраты факсимиле;
  • как организовать процесс уничтожения факсимиле;
  • правомерность использования факсимиле на различных документах (договоры, бухгалтерские документы и документы налогового учета, письма, организационно-распорядительные документы и другие).

Что такое факсимиле?

В законодательстве определения понятия факсимиле мы не найдем.

Раз так, обратимся к Большой советской энциклопедии: факсимиле-клише-печать, воспроизводящее подпись (от латинского fac simile – сделай подобное), т.е.

это аналог собственной подписи руководителя. Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически не отличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

Любая подпись выполняет как минимум несколько функций:

  • удостоверяет подписанта и, соответственно, право подписи документа именно этим руководителем;
  • подтверждает, что поставивший свою подпись не сможет отказаться от документа, который он подписал.

Если руководитель подписывает документ собственноручно, то подразумевается, что он оценивает все функции, которые выполняет его подпись. Здесь мы вставили слово «подразумевается», потому что при подписании особо важных документов руководитель, конечно, уделяет им должное внимание, а вот при подписании кипы бумаг – навряд ли.

Иначе дело обстоит при использовании факсимиле подписи,…

Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании

Компания заключила договор с контрагентом, когда его генеральный директор был в отпуске. Договор за руководителя подписали с помощью факсимиле.

Позже контрагент оспорил сделку в суде и заявил, что руководитель не давал согласия на подписание договора. Суд встал на его сторону, и компания понесла убытки.

Читайте в статье, когда нужно использовать только собственноручную подпись уполномоченных лиц и как выиграть спор, если все-таки использовали факсимиле.

Согласуйте в договоре или доп. соглашении с контрагентом условие о факсимиле

Сделку должны подписать лица, которые ее совершают. Как правило, именно собственноручная подпись на документе идентифицирует личность лица, которое подписало договор. Стороны вправе прописать условие, что вместо собственных подписей будут использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или другого копирования.

Подпись факсимиле будет правомерной, если стороны в договоре или в отдельном соглашении, которое оформили не позднее даты заключения договора, установят возможность подписывать договор и другие первичные документы к нему с помощью факсимиле. В ином случае суд признает, что эти документы не имеют силы.

Читайте также:  Как посмотреть историю оплаченных штрафов гибдд — онлайн проверка оплаченных штрафов по номеру постановления, гос. номеру машины или водительскому удостоверению

Пример: общество при декларировании товара на таможне представило дополнительное соглашение к контракту. В соглашении стороны указали, что допускают факсимиле подписей уполномоченных на заключение сделок лиц и оно будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись.

Среди документов, которые представили в таможню, были спецификации, счета-фактуры, доп. соглашения к контракту с подписями факсимиле.

Сотрудники таможни пришли к выводу, что стороны не подписали документы надлежащим образом, а значит, не согласовали стоимость товара. Поэтому таможенники скорректировали показатели стоимости с помощью метода по стоимости сделки с однородными товарами.

Общество оспорило решение таможенников в суде. Заявитель указал, что представил в таможню доп. соглашение, по которому документы можно оформлять с помощью факсимиле.

Суды на основе результатов экспертизы установили, что дата фактического подписания доп. соглашения не соответствует дате на документе: подписи выполнили позже. Доводы таможни о фальсификации доказательства подтвердились.

Таким образом, на момент ввоза товара доп. соглашение, которое предусматривало возможность факсимиле, еще не подписали. Условиями контракта и другими представленными при декларировании документами не была предусмотрена возможность подписи факсимиле. Три инстанции решили, что на момент ввоза товаров стороны контракта не согласовали цену сделки.

Документ подписан не собственноручно, а с использованием факсимиле

В другом деле суды признали, что заявление о расторжении договора аренды и акт приема-передачи имущества не соответствуют закону, так как документы подписали не собственноручно, а с использованием факсимиле. При этом соглашение об использовании факсимиле стороны не заключали.

Экспертиза показала, что оттиск круглой печатной формы от имени предпринимателя в заявлении нанесли другой печатной формой. Суды решили, что в материалы дела не представили доказательств волеизъявления арендатора расторгнуть договор.

Если стороны не заключили соглашение об использовании факсимильной подписи, не поможет даже оригинал оттиска печати. Например, стороны оформили отношения по поставке товара универсальным передаточным документом — УПД, который одновременно выполнял роль договора поставки и первичного учетного документа.

В суде выяснили, что подпись покупателя изготовили с использованием факсимиле, а печать на подписи настоящая.

Более того, согласно выводу экспертов, на УПД сначала поставили печать и подпись, а после напечатали текст. Этот вывод не смутил первую и апелляционную инстанции.

Они удовлетворили требования поставщика о взыскании долга по оплате товара, поскольку на УПД был оригинальный оттиск печати покупателя.

Кассация с нижестоящими судами не согласилась. Она указала, что в материалах дела нет доказательств, что стороны заключали соглашение об использовании в сделке факсимиле.

Кроме того, содержание УПД нельзя подтвердить подлинным оттиском, поскольку текст нанесли на бумагу после оттиска и подписи покупателя. Суд решил, что оттиск печати и подпись факсимиле сами по себе не подтверждают факт поставки товара по указанному спорному документу.

Ссылайтесь в случае спора на сложившуюся практику использования факсимиле

Суд может принять договор с факсимильной подписью в том случае, если стороны уже неоднократно ее использовали. То есть когда это обычная практика компаний в хозяйственной деятельности.

Пример: поставщик взыскивал с покупателя задолженность за поставленные товары. Покупатель возражал против требований и указывал, что первичные учетные документы нельзя расценить как надлежащие доказательства. На них есть факсимиле, но нет собственноручной подписи покупателя и заключенного соглашения об использовании факсимиле.

Три инстанции не согласились с доводами покупателя и удовлетворили исковые требования поставщика. Они указали, что соглашение об использовании факсимиле можно заключить путем неоднократного его использования стороной сделки, если другая сторона принимает исполнение и осведомлена, что контрагент использует факсимиле.

Суды поддержали практику применения факсимиле. Длительное и осознанное использование факсимиле стороной применительно к пункту 2 статьи 10 и пункту 4 статьи 1 ГК о добросовестном поведении лишает ее права ссылаться на неправомерность этого реквизита, нанесение которого на документ было в сфере ее контроля.

Эту правовую позицию можно распространить и на выдачу доверенностей, если их выдача с факсимиле вошла для компании в обычную хозяйственную практику в правоотношениях с контрагентами. Например, три инстанции указали, что проставление на доверенностях оттиска факсимиле, а не собственноручной подписи директора не противоречит закону и было обычной практикой, которую применяло общество.

Откажитесь от факсимиле в первичных учетных документах

Компании иногда применяют факсимильную подпись, когда подписывают первичные учетные документы, которые потом представляют в налоговые органы. Как правило, налоговики заявляют, что закон не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. В документах бухгалтерского учета должны быть личные подписи.

Если компания отступает от этих правил, ей отказывают в применении налоговых вычетов. Суды в таких случаях поддерживают позиции налоговиков.

Также не стоит полагаться на факсимильные подписи, если доказываете в рамках налогового спора факты реальности выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров конкретным контрагентом. Налоговые органы и суды в таких случаях еще больше сомневаются в реальности взаимоотношений между налогоплательщиком и его спорным контрагентом.

Статья подготовлена с использованием материалов журнала «Корпоративный юрист»

Использование факсимильной или электронной подписи при оформлении протоколов собраний участников общества и иных документов общества

В п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Требования к факсимильной подписи законодательно не закреплены. Как правило, это штамп, содержащий оттиск в виде подписи. При этом порядок применения электронной подписи регулируется соответствующим законом. Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона от 06.04.

2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» право использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению предоставляется именно участникам электронного взаимодействия, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Основным критерием использования электронной подписи является ее целевое назначение — как правило, подпись удостоверяет факт соответствия содержания документа, на котором она проставлена.

Однако электронная подпись удостоверяет не только соответствие содержания документа, но и его легитимность, которая в данном случае определяется посредством подтверждения полномочий лица, подписавшего соответствующий документ.

Факсимильная или электронная подпись имеют одно существенное отличие от рукописного варианта: с согласия владельца такой подписью может воспользоваться любое лицо, т.е.

сам факт применения подписи не является подтверждением того, что она совершена именно ее владельцем, а лишь указывает на то, что данное лицо правомочно совершить подпись на соответствующем документе, но факт ее совершения может быть исполнен иным лицом. 

Если участник общества или исполнительные органы общества решат применять факсимильную и/или электронную подпись на своих документах, то это необходимо оформить специальным актом, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле или электронной подписи, а так же должно быть назначено лицо, ответственное за хранение и использование такой подписи.

При этом, необходимо учитывать, что эти меры не защитят от возможности оспорить документ, содержащий факсимиле или электронную подпись, в случаях, когда его использование не предусмотрено законом, то есть вне соглашения между участниками документооборота.

Факсимильная подпись, например, на протоколе собрания участников общества или на решении единственного участника общества не будет легитимной для третьих лиц. То же касается приказов руководителя и иных локальных нормативных актов.

При рассмотрении спора в суде в отношении таких документов доказать фактическое наличие зафиксированных этим документом событий и решений будет невозможно без дополнительных доказательств, признаваемых законом допустимыми в каждом конкретном случае.

В большинстве же случаев само отсутствие подлинного документа будет расценено судом как отсутствие надлежащего доказательства.

Таким образом, при принятии решения об использовании факсимильного, электронного или иного аналога собственноручной подписи на документах, издаваемых участниками общества, его исполнительными органами и должностными лицами, необходимо давать оценку практической целесообразности такого использования.

  • Еще по теме
  • Путеводитель
  • Применение ККТ

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *