Как заверить копию трудовой книжки работника в 2021 году

1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем содержатся сведения о том, как правильно оформлять и заверять документы.

Правила заверения трудовой книжки

Трудовая книжка содержит информацию об официальных местах работы гражданина, а также о периодах трудоустройства. Документ имеет юридическую силу.

Во время работы в организации книжка хранится в кадровом отделе. В таком случае заверение производится кадровым работником по соответствующему заявлению от работника.

Правильно оформленный дубликат выдается сотруднику в течение трех дней с момента подачи заявки.

Если гражданин не числится в штате предприятия, книжка находится у него. В этом случае дубликат необходимо делать у нотариуса.

Как правильно сделать копию

Порядок действий при заверении следующий:

1. Кадровик организации делает ксерокопии страниц, на которых есть записи, и прошивает их.
2. На страницах ксерокопии ставится отметка «Копия верна». Надпись может быть поставлена ручкой или штампом организации. Если сшить документ, допускается одна отметка о достоверности всего документа.
3. Прописывается информация о сотруднике, который заверил документ (должность и Ф. И. О.).
4. Ставится дата, подпись и расшифровка подписи кадровика.
5. На последней странице делается запись: «Сотрудник работает по настоящее время».
6. Все страницы нужно прошить и пронумеровывать.

ВНИМАНИЕ! При заверке документов компания может использовать собственную печать или штамп отдела кадров.

Как сделать выписку из трудовой

Выписка из трудовой книжки представляет собой скан необходимых страниц. Ее оформлением в организации занимается кадровик, секретарь или бухгалтер. Для получения выписки нужно подать заявление в свободной форме на имя руководителя. Экземпляр выдается в течение трех дней со дня получения заявления.

ВАЖНО! Право работников на получение выписки закрепляется ТК РФ. Отказ в предоставлении дубликата является неправомерным.

Выписка может составляться вручную. При этом используется лист А4 или бланк компании. Необходимо отобразить следующие сведения:

• название документа;
• название организации, в которой сделан скан;
• Ф. И. О. и должность ответственного сотрудника;
• персональная информация о собственнике книжки (Ф. И. О., должность);
• номер и дата начала ее ведения;
• отметка о том, что сотрудник числится на предприятии по настоящее время;
• подпись ответственного сотрудника.

Образец заверенной выписки представлен ниже:

Срок действия копии

Копия книжки, заверенная работодателем, не имеет установленного срока действия. Однако организации требуют дубликаты, которые оформлены не ранее, чем месяц назад. В момент внесения изменений в существующий документ, его дубликат становится недействительным.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

В соответствии с новыми правилами заверка документов зависит от того, зачем гражданину нужна копия. Порядок заверения регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016, и включает в себя:

• отметку «Верно»;
• должность ответственного работника;
• подпись и расшифровку подписи;
• дату заверения.

С 1.07.2018 необходимым пунктом является указание места хранения оригинала. Нужно указать компанию, в которой хранится оригинал и номер дела.

В каких случаях требуется заверять записи в трудовой

Гражданин может заказать заверенный дубликат для следующих организаций:

• банк – для оформления потребительского кредита;
• консульство – для оформления визы;
• ПФР – для проверки стажа при назначении пенсии;
• ФСС – при назначении пособий.

В 2013 году вступил в силу Приказ ФМС РФ №320, который отменил обязательство предоставлять копию трудовой при оформлении заграничного паспорта. Для этого существует специальная анкета.

Как правильно заверить трудовую для банка

Копия для банка требуется, если гражданину нужно предоставить запись о трудоустройстве для оформления кредита.

ВНИМАНИЕ! Работодатель выдает оригинал книжки только при расторжении договора о найме. В остальных случаях при необходимости выдается дубликат.

Копия для банка оформляется в стандартном порядке, однако конкретные банковские учреждения могут выдвигать индивидуальные требования к документу. Их нужно уточнять по месту требования. Наиболее распространенным требованием банковских организаций является отметка о том, что гражданин в настоящее время трудоустроен.

Образцы документов

Дубликат оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97. Он содержит образец заверения трудовой книжки и алгоритм заполнения дубликата. Составленные не по ГОСТу документы, не являются действительными.

Сканированный экземпляр должен легко читаться, все символы должны быть пропечатаны. Недопустимы исправления. В случае обнаружения ошибки следует сделать новый экземпляр и правильно заверить его.

Образец заверенной копии трудовой книжки:

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Согласно статье №62 ТК РФ для получения дубликата необходимо написать соответствующее заявление. Оно составляется в свободной форме с учетом правил ведения деловой документации.

При оформлении заявления не нужно указывать причину запроса. По российскому законодательству руководитель обязан выдать копию вне зависимости от основания.

Образец заявления на копию трудовой книжки доступен по ссылке.

Рекомендуем: Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу.

Заверение копии трудовой книжки образец 2021

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения.

Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей.

Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

1. Профилактика утери или порчи оригинала. Всегда полезно иметь копию такого важного документа. Ведь, несмотря на то что работодатель отвечает за сохранность вашей трудовой, не исключены непредвиденные ситуации, когда она будет испорчена или утрачена, будь то вследствие человеческого фактора или чрезвычайной ситуации. Восстановление данных из трудовой – довольно трудоемкая и продолжительная процедура, так что заверенная «на всякий случай» копия – страховка от возможных неприятностей.
2. Трудоустройство по совместительству. Если совмещение должностей внутреннее, вопрос трудовой не актуален. Ведь работодатель, а значит, и кадровая служба одни и те же. Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.
3. Поиск новой работы. Если человек планирует поменять место своего трудоустройства и подыскивает новую работу до увольнения, то для составления резюме, а также на собеседованиях ему может понадобиться указанная копия.
4. Для банковских организаций. Банки требуют эту бумагу в случаях, когда человек рассчитывает на кредит либо собирается выступить поручителем при выдаче кредита другому лицу.
5. При оформлении заграничного паспорта. Гражданин РФ, заполняя заявление об изготовлении загранпаспорта, должен указывать данные о своей профессиональной занятости так, как они сформулированы в трудовой. Пусть даже по закону саму копию предоставлять для этого не обязательно, иметь ее перед глазами в этом случае будет гораздо удобнее.
6. В органах социальной защиты трудовую книжку или ее копию попросят предъявить при назначении субсидии, пособия или других выплат, для которых имеет значение трудовой стаж. Неправильно заверенная копия заставит снова проходить через тяжелую процедуру ожидания в очереди к инспектору.
7. Для получения визы в отдельные государства. Некоторые консульства предпочитают получить среди прочих документов на предоставление визы и сведения о трудовом стаже выезжающего гражданина.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру.

Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной.

На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

1. Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
2. Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

1. На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
2. После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
3. Тут же проставляется дата заверения.
4. Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

Это интересно:  Расчет неустойки по договору

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован.

На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

• у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
• у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

• отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
• наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
• в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
• печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой

Наиболее распространенной структурой, которая запрашивает у работника копию его трудовой книжки, является банк или кредитная компания. Подобное прошение преследует такие цели:

• подтверждение, что у субъекта, оформляющего кредит, имеется стабильный доход и он сможет своевременно погашать задолженность;
• наличие гарантии возвращения кредита даже в тех случаях, если субъект самостоятельно не погашает задолженность. Предполагается, что кредитор, посредством судебного иска, может добиться компенсации выданных под процент сумм с помощью взысканий с заработной платы субъекта;
• доказательство данных, предоставленных лицом в анкете;
• формирование доверия к субъекту на основании его трудовой истории. Кредитные учреждения отдают предпочтение тем гражданам, которые стабильно трудятся в одной компании или редко меняют место трудоустройства, что подразумевает устойчивость финансового положения гражданина;
• определение причины увольнения сотрудника. Так, нередки ситуации, когда банк может отказать в предоставлении лицу кредита, если оно было уволено с предыдущего рабочего места вследствие нарушения трудовой дисциплины (из-за прогулов, аморального поведения и т.п.).

Копия книжки также может потребоваться при оформлении визы или в процессе поиска нового места трудоустройства (подразумевается, что сотрудник ищет новую работу, не увольняясь с текущей должности). Новый работодатель затребует трудовую книжку, как одну из составных частей необходимого пакета документов.

Особенности заверения копии трудовой книжки

С целью получения заверенной копии документа работнику следует оформить заявление с соответствующим прошением на имя управленца предприятия (в случае наличия кадрового отдела – на имя начальника указанного подразделения). Если предприятие малое, то субъект вправе обратиться к руководителю с устным прошением.

• Заверенная копия должна быть предоставлена работнику на протяжении трех дней со дня подачи прошения.
• Особенности заверения копии выражаются в четком следовании порядку исполнения данной процедуры, подразумевающем следующую последовательность действий:

1. С листов книжки делаются копии. Первым должен быть тот лист, где указаны все данные о сотруднике, последним – тот, где отмечается текущее место трудоустройства.
2. На завершающей странице, которая содержит в себе основную письменную информацию, делает надпись: «Копия верна» или «Верно». Рядом с надписью отмечается должность и ФИО ответственного за заверение работника, затем он ставит свою подпись и проставляет штамп компании.
3. Все страницы копии скрепляются, прошиваются и нумеруются.

В ряде случаев на итоговой странице копии требуется указать приписку: Работает по настоящий момент _ текущая дата.

Ее наличие обусловлено требованиями конкретного учреждения, куда предоставляется заверенная копия документа. Приписку можно не делать, если подобное не является необходимостью.

Это интересно:  Предварительный договор аренды нежилого помещения образец

Ответственным лицом может выступать служащий кадрового подразделения. В случае отсутствия такого отдела на предприятии, заверить книжку вправе главный бухгалтер или управленец компании.

Важно отметить, что проставление необходимых надписей и подписей ответственных лиц на копии трудовой осуществляется только на последнем листе. С этой целью скопированные страницы документа сшиваются, нитка фиксируется на последнем листе копии, а затем сверху приклеивается бланк, где обозначается число страниц и подпись заверяющего субъекта.

Нововведения 2021 года в заверении копии трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки — образец, для чего она нужна и срок действия

Копия трудовой книжки может потребоваться каждому человеку и объясняется это тем, что сам оригинал этого документа на протяжении всего срока трудоустройства человека не может выноситься из стен организации.

Поэтому при возникновении необходимости предоставления дубликата трудовой работник должен обратиться в отдел кадров организации, при отсутствии же такого подразделения на предприятии эта задача выполняется самим руководителем организации, в чьем ведении и находится ведение, внесение записей и хранение трудовых книг работников.

Как и к другим документам, к ксерокопии трудовой книжки предъявляются определенные требования. Для того чтобы дважды не исправлять ошибки, тем самым тратя на это личное время, каждый человек должен знать, как именно должна быть оформлена ксерокопия трудовой, об этом и пойдет речь в данной статье.

Образец заверения трудовой книжки

• В случае возникновения необходимости предоставить заверенную копию трудовой, прежде чем обращаться за ее получением к кадровику по месту работы лучше ознакомиться с образцами подобных копий и обратить внимание, как именно ксерокопия должна быть оформлена, какие надписи обязательны и каким образом должны быть проставлены печати.
• 
• Оптимальным способом будет более подробно уточнить о требованиях к дубликату трудовой и ее заверению по месту требования, такой подход позволит сэкономить как время работника, так и кадровика.

Копия трудовой книжки

При начале трудовой деятельности гражданином на первом месте работы кадровым отделом заводится на нового работника трудовая книжка. В этот документ вносится не только сведения о принятии на работу, но и другие отметки, такие как:

• Повышение квалификации (разряда, категории, звания).
• Переход из одного структурного подразделения предприятия в другое.
• Пребывание женщин в декретном и отпуске по уходу за ребенком.

Таким образом, вполне допустимо назвать трудовую книгу, паспортом гражданина на месте работы. Поэтому и копия этого документа не может быть просто отксерокопирована, она должна быть соответствующим способом заверена.

В каких случаях нужна копия трудовой книжки

Очень часто в жизни могут возникнуть ситуации, когда в той или иной государственной инстанции или в каком-то учреждении для оформления документов может потребоваться ксерокопия трудовой книги, так ее могут запросить в следующих ситуациях:

• Повышение квалификации (разряда, категории, звания).
• Переход из одного структурного подразделения предприятия в другое.
• Пребывание женщин в декретном и отпуске по уходу за ребенком.

Как видно из данного перечня, случаев запроса копии трудовой предостаточно, а если учесть, что в учреждениях часто бывают большие очереди, как, например, при оформлении загранпаспорта, лучше будет человеку знать каким образом должен быть оформлен дубликат, в этом случае это позволит значительно сэкономить время.

Формат копии

Очень часто на практике встречаются случаи снятия ксерокопии с трудовой в виде четырех страниц документа на одном офисном листе бумаги стандартного формата, объясняется выполнение ксерокопирование таким образом элементарно- экономией бумаги. Но такой вариант многими организациями не принимается и возвращается с требованием предъявления ксерокопии подобно оригиналу, то есть одного разворота на одном листе офисной бумаги.

Нельзя не упомянуть и о желательном оформлении копии схоже оформлению книги, так как оно более удобно для прочтения и восприятия информации, изложенной на этом носителе информации, в отличие от альбомного. Если учесть, что данный бумажный носитель в дальнейшем будет подшит к делу, то оформлении копии подобно книге избавит от необходимости переворачивания документа, что не всегда бывает удобно.

Отметка о копийности

1. Как уже упоминалось выше дубликат трудовой книги это непросто скопированная бумага, он в обязательном порядке подлежит соответствующим образом заверению, то есть на каждом листочке обязательно проставление пометки, свидетельствующей о том, что это копия.

2. Однако, вот в этом пункте и есть двоякость, так как единственный ГОСТ, в котором прописываются правила заверения документа, гласит о том, что достаточно на каждой страничке поставить пометку «Верно», но во многих инстанциях требуют дубликата, на котором сделана надпись «Копия верна».

3. С одной стороны, это можно признать за противоречие между практикой и нормативными требованиями, но с другой, если учесть, что этот ГОСТ относится ко всем видам документов, а не только к ксерокопиям трудовых книг это вполне объяснимо.

4. К тому этот нормативный документ носит необязательный, а рекомендательный характер, то намного проще еще на этапе заверения отксерокопированных листов упомянуть о желаемой отметке это избавит и секретаря от повторной работы и человека, обратившегося за дубликатом, от лишних временных потерь.

Подпись заверяющего лица

На дубликате трудовой книги кроме отметки о том, что данный документ является копией, должна присутствовать и подпись сотрудника организации, который уполномочен заверять такого рода бумаги.

При наличии в организации отдела кадров, это – подпись заведующего этого подразделения, если же по тем или иным причинам такого в организации нет, то ксерокопия трудовой должна быть заверена подписью руководителя организации.

Заверяющий копию должен расписаться ниже метки о том, что это дубликат, рядом с подписью обязательно указание на должности данного лица и расшифровка росписи, без наличия этих элементов ксерокопия будет недействительной.

Печать

Сверху подписи, заверившего ксерокопию трудовой обязательно присутствие печати, таким образом, документ будет иметь большую защищенность от подделок.

Штамп на дубликат может быть поставлен как руководителем преприятия, так и заведующим отдела кадров, если копия заверяется данным отделом.

Нужно учесть один немаловажный момент, печать ни в коем случае не должна закрывать надпись о том, что это копия и в то же время не должна располагаться на пустом месте.

Дата

На ксерокопии трудовой, как и в любом другом документе должна быть указана дата оформления этого дубликата, этот момент очень важен, так как он является показателем достоверности данных, которые отражены на этих листах бумаги.

Так, например, если работник запрашивает копию для предоставления в кредитную организацию, то сведения о трудоустройстве играют ключевую роль при принятии банком положительного или отрицательного решения для выдачи займа, обратившемуся клиенту.

Основная масса банков нашей страны устанавливает срок годности этой копии в один календарный месяц. Форма же проставления даты выдачи копии может быть любой: как цифрами, так и прописаны словами, нередко можно встретить и оформление в виде сочетания цифрового и словарного обозначения даты заверения ксерокопии трудовой.

Срок действия копии трудовой книжки

Работник имеет право предоставить ксерокопию трудовой в течение месяца, с того дня когда она была заверена, если же в течение этих тридцати дней в основной трудовой документ человека были внесены новые записи и поправки, то в этом случае ранее полученная копия становится недействительной, так как не содержит всех данных, которые имеются в подлиннике.

Но учреждения, в которые предъявляются эти копии, могут и сократить этот срок, так часто в требованиях банков можно встретить цифру в 14 дней. Это не является нарушением, а вполне правомочное явление.

Отметка о подлиннике

Сведения о местонахождении самого документа необязательно должны быть указаны, поэтому на практике можно встретить двоякое оформление данного пункта.

Объясняется же это тем, что трудовая книга не может быть выдана на руки работнику на всем протяжении времени работы в этой организации. Получить сам оригинал можно только при увольнении, при завершении последнего рабочего дня.

Поэтому и сведений об оригинале в большинстве случаев на отксеренных бумагах не содержится.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Для заверки ксерокопии основного трудового документа нужно сделать ксерокопию всех страничек трудовой книги. Ксерокопия должна быть качественной, не следует менять масштабность на аппарате, после того как все листы документа, на которых имеются записи, будут отксерокопированы. Их нужно заверить. На последней отксеренной странице должны быть указаны следующие сведения:

• Номер исходящей записи.
• Прописано, то что работник по сегодняшний день является таковым.
• Точная дата оформления копии.
• ФИО, заверившего эту копию, с указанием занимаемой им должности.
• Штамп организации.

Кроме этого, внизу каждой странички копии должно быть указано, что это копия, кем и когда она выдана, и обязательно наличие печати. Печать проставляется не на пустом чистом месте листа, а если учесть размер трудовой и размер офисной бумаги, то пустого пространства там будет достаточно. Штамп же должен быть поставлен именно на трудовой.

Способы заверения

• В делопроизводственной практике можно встретить два способа заверения копий основных трудовых документов граждан:
• Разница между этими способами заключается в том, что в первом случае вся информация о факте заверки проставляется на каждой страничке копии, во втором же сведения о дубликатности и заверке записываются только на последний лист, то есть на подшитый дополнительный листок.
• Второй способ является менее гарантирующим подлинность, так как при желании листы копии трудовой могут быть с легкостью заменены, поэтому большую популярность получала постраничный способ заверки.

Дополнительные надписи

Во многих организациях, для предъявления в которые и заверяется ксерокопия трудовой, выносится такое требование, как обязательное присутствие после последней записи в трудовой упоминания о том, что работник до нынешнего дня трудоустроен в этом предприятии. Но вследствие того, что такого требования нет в правилах оформления трудовых книг в большинстве случаев таких записи кадровиками не выполняются.

В результате этой двоякости заверенные копии с первого раза не принимаются и работник бывает вынужден переделывать ксерокопию согласно выдвинутым требованиям.

Нужно отметить, что в таких случаях уже кадровики вносят такие изменения, но тем самым нарушают основной свод правил, которым руководствуются.

Ведь, если рассуждать логически, то отсутствие записи об увольнении является прямым доказательством, того что работник и по сей день трудится в данной организации.

Штампы

На предприятиях с большим числом работников для ускорения процесса заверки дубликатов трудовых используются штампы, то есть своеобразная печать , в которой уже присутствуют все пометки, необходимые для того, чтобы снятая ксерокопия трудовой считалась действительной, а вручную же работнику при их использовании нужно поставить только лишь свою подпись.

В нынешнее время признаются действительными как ксерокопии, заверенные вручную, так и проштампованные. Поэтому увидев штамп, на ксерокопии трудовой не стоит опасаться.

Заверенная копия трудовой довольно востребованный документ, если учесть, как часто люди в нынешнее время обращаются за кредитами или оформляют загранпаспорта.

Во всех этих и во многих других случаях обязательно среди других документов должен присутствовать и этот, поэтому не стоит относиться к нему как к обычной отксерокопированной бумаге, а желательно знать каким образом он должен быть оформлен. Это позволит избежать лишних затрат времени на решение бюрократических задач.

Копия трудового договора заверенная работодателем образец 2021

Иногда копия трудовой может потребоваться при оформлении визы для въезда в другое государство. Так как им важно знать, что вас что-то связывает с вашей страной, а также вы должны иметь постоянный источник дохода.

1. Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
2. Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.

Как правильно заверить копию трудового договора

Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.

Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2021 году

При этом требование сотрудников ФМС предоставить трудовую книжку или ее копию для оформления загранпаспорта в настоящее время считается неправомерным и гражданин вправе пожаловаться на действия представителей службы.

Требование о предоставлении книжки со стороны ФСС в принципе правомерно, поскольку одним из основных показателей при расчете пособий по временной нетрудоспособности или выплат в связи с материнством является стаж.

Содержание Для чего нужна копия трудовой книжки (ТК)? С юридической точки зрения, это абсолютный аналог оригинала, который хранится у фирмы-нанимателя на протяжении всего периода трудоустройства специалиста.

Для получения банковского кредита, заграничного паспорта, оформления субсидий от государства и иных целей гражданину требуется подтвердить имеющийся стаж. Чтобы легко справить с этой задачей, полезно знать, как заверить копию трудовой книжки.

Копия трудовой книжки: как заверить по новым правилам

Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ ).

Кто заверяет копию трудовой книжки

Главная › Другое

Срок действия копии

Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки.

На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.

В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

Если срок пропущен, для «обновления» копии достаточно будет простого ее удостоверения уполномоченным лицом работодателя с указанием новой даты и проставлением печати организации. Или же, работник всегда сможет обратиться за изготовлением целиком новой копии. Выдать документ бесплатно – обязанность работодателя и никакие ограничения здесь не предусмотрены.

Особенности заверения для банка

Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.

Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.

Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.

Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.

Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).

Образец заверенной копии трудовой книжки для банка — образец:

Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?

Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.

Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.

Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.

Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (Москва) +7 (Санкт-Петербург)

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.

Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа

За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.

Субъект	Сумма (руб.)
должностное лицо	1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение)
предприниматель	1000-5000
юридическое лицо	30000-50000

За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается. Суммы представлены в таблице ниже.

Субъект	Сумма (руб.)
должностное лицо	10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет)
предприниматель	10000-20000
юридическое лицо	50000-70000

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.

Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.

В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

• Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
• Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
• Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
• При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
• Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Рекомендации

Я советую всем людям, которые официально трудоустроены:

1. Храните дома заверенную копию документа. При этом надо запрашивать ее каждый раз, когда вам вносится новая запись в книжку. Таким образом, вы в любой момент сможете проверить правильность ее заполнения. А также в случае ее порчи или утери у вас будет подтверждающий документ о том, что в книжке были такие записи. Тогда вы сможете очень быстро восстановить свою книжку, получив ее дубликат, куда будут внесены все те же записи, которые указаны в заверенной копии.
2. При получении копии на руки обязательно проверяйте правильность ее заполнения. Особенно обращайте внимание на частые ошибки, которые допускаются при оформлении подобных копий.

Все должностные лица обязаны знать, как правильно оформлять подобные документы, поэтому они обязаны интересоваться всеми нововведениями в трудовом законодательстве.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.

Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку.

Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут.

Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку.

Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

  Как оплачивают донорские дни? Правила и порядок

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

• Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.